Рассчитать график работы — как это сделать?

Для организации нормальной работы фирмы необходимо составление графиков труда ее персонала. Их правильный расчет и оформление способствуют успешной организации деятельности компании, правильной координации работы ее структурных подразделений и отдельных сотрудников. Они не носят обязательного характера, но особенно востребованы на многих предприятиях.

Основные моменты

График работы представляет собой определенное расписание календарного времени, отведенное для труда персонала. Основные нормы длительности рабочих периодов установлены государством и отражаются в ежегодных производственных календарях.

Персонал компании знакомится с графиками работы под роспись. При отказе от ознакомления необходимо оформить акт с подтверждением данного факта двумя свидетелями.

График работы

Внимание! Гражданин, ознакомленный с графиком работы при заключении трудового контракта и отказавшийся впоследствии его соблюдать, может привлекаться к ответственности, вплоть до увольнения.

Применение графика целесообразно при особых условиях труда. Он способствует организации эффективного, бесперебойного производственного процесса и скоординированной работе всего коллектива компании. Его следует вывешивать в доступное для всего персонала место.

Порядок формирования режима работы сотрудников

Рабочий режим предусматривает недельный труд с обязательными выходными днями. В зависимости от характера работы на предприятии может устанавливаться:

• 5-ти дневная рабочая неделя с двумя выходными;
• 6 рабочих и 1 выходной день в неделе;
• ненормированные трудовые будни;
• неполные трудовые недели или дни и др.

Формирование рабочего режима осуществляется путем составления графиков труда. Они оформляются по следующим правилам:

1. Отражаются рабочие дни; начало и конец работы всех сотрудников.
2. Составляется список должностей с внесением сведений по каждому специалисту и распределением часов.
3. Исходя из особенностей рабочих мест, выставляется выработка.
4. Представляется перечень нерабочих дней: выходных и праздников.
5. Рассчитываются и распределяются одинаковые объемы работы между специалистами.
6. Определяется число смен и производится их пропорциональное распределение между работниками.

График следует составлять так, чтобы персоналу легко было его воспринимать. Все сведения нужно указывать максимально разборчиво, поскольку на их основе осуществляется не только выход на работу, но и рассчитывается заработная плата. В нем должна быть информация по всему штату компании.

В случае пропусков по болезни, в связи с выездом в командировки или отгулами документ изменяется. В крупных фирмах это производится практически каждый день. При преждевременном внесении всех необходимых данных значительно легче обеспечить контроль.

Внимание! При формировании рабочего графика стоит избегать ошибок, поскольку он служит основанием для расчета заработка персонала.

Документ составляется на день, месяц, год. Основными его видами являются: недельный, сменный и скользящий график.

Составлять недельный вариант целесообразно для персонала, который способен выработать нормативные часы, не появляясь на рабочем месте. В этой ситуации время суммируется. Гибкий рабочий график наиболее распространен за рубежом. Его непосредственными преимуществами являются:

• возможность повышения эффективности труда;
• снижение случаев нарушения трудовой дисциплины;
• улучшение психологического состояния коллектива.

В российском законодательстве работа по недельному режиму урегулирована статьей 102 ТК. Случаи его применения следующие:

• надомная работа;
• курьерская и агентская деятельность;
• при приеме одного сотрудника, к примеру, бухгалтера. Он может выполнять свои обязанности вне офиса, в удобное время, отпадает необходимость организации его рабочего места.

При работе в свободном режиме заработок не зависит от числа отработанных часов. Поскольку такую ситуацию трудно отразить в графике, проставляется их приблизительное количество.

Сменный график удобен для круглосуточной деятельности предприятия. Такой режим регулируется статьей 103 ТК РФ.

Скользящие графики необходимы при разъездной работе. Например, для персонала поездов или компаний по грузоперевозкам. Для него сложно установить начало и конец смены. Скольжение заключается в следующем:

1. Производится фиксация сведений о начале работы.
2. Отражается момент окончания выполнения обязанностей.
3. Начинается отсчет времени отдыха.
4. По окончании выходных дней снова устанавливается начало следующей смены.

Порядок составления рабочего графика следующий:

• выбор формы ведения (диаграммной, табличной, программной);
• определение учетного периода (неделя, месяц, год);
• расчет фонда времени;
• определение часовой нормы;
• подсчет числа специалистов на 1 место;
• формирование документа.

Действующим законодательством не установлено строгой формы графика. Работодатели составляют его в удобном виде с обязательным отражением некоторых сведений:

• числа смен и их длительности;
• времени начала и конца работы;
• времени для перерывов (технологических, на питание, для отдыха);
• последовательность смены сотрудников;
• число рабочих и нерабочих дней в месяце.

Часто задаваемые вопросы

Как рассчитать график круглосуточной работы?

Для обеспечения постоянного нахождения специалиста на рабочем месте, к примеру, в 2017 году требуется 4,43 должности на 1 место (365 дней по календарю * 24 часа в сутки / 1973 рабочих часа при 40-часовой трудовой неделе).

При использовании работниками отпусков длительность 28 дней полезный фонд рабочего времени (ФРВ) составит 1813 часов (1973 часа – (28 дней / 7 дней * 40 часов)).

Расчет необходимого числа сотрудников на 1 круглосуточное место работы: 365 * 24 / 1813 = 4,83.

В расчетах следует учесть время пропусков. К примеру, в среднем на одного работника выходит 8 дней невыхода по болезни, тогда полезный ФРВ составит: 1813 часа – (8 дней * 8 часов в сутки) = 1749 (часов).

В нашем материале вы подробнее узнаете о том, какие графики работы бывают.

Здесь мы распишем, как составить приказ об изменении графика работы.

Как правильно составить график отпусков по всем правилам? Мы расскажем об этом тут.

Что делать с праздничными днями?

В случае выхода специалиста на работу в праздник ему положена компенсация:

• дополнительный отдых при согласии работника (отгул);
• двойной размер оплаты (ст. 153 ТК РФ).

Уменьшения часов работы не происходит. Если выходной приходится на праздник, первый необходимо перенести на иной рабочий день.

Расчет графика работы

Что важно учесть при составлении?

Самое главное, что берется в учет при разработке рабочего графика, — длительность труда. Так, если достаточно односменного режима, то он приближается к одному восьмичасовому дню с перерывом на обед в 1 час. Во внимание также важно принять особенности и специфику деятельности фирмы. Документ должен соответствовать и потребностям компании, и законодательным нормам в сфере труда.

Что необходимо для формирования графика?

Для составления документа нужно:

• штатное расписание;
• производственный календарь;
• локальные документы;
• ТК РФ;
• калькулятор;
• бланк приказа для утверждения.

График может быть оформлен вручную или с помощью специальной программы.

Кем составляется документ?

Обязанность по составлению графиков работы возлагается на кадровый отдел. Непосредственное участие в процессе принимает руководитель, который должен его проверить и заверить подписью.

Заключение

1. Хоть режим рабочего времени определяется на предприятиях самостоятельно, он должен основываться на законодательных нормах. Иначе работодатель может понести ответственность за нарушение прав работников.
2. Для удобства составления графиков можно использовать имеющиеся образцы и шаблоны. Строгой формы расписания не установлено. Оно должно включать всех сотрудников и рассчитываться исходя из применяемого рабочего режима на неделю, месяц, квартал или год.
3. График может быть недельным, сменным или скользящим в зависимости от специфики организации производственного процесса в компании.