Объяснительная записка об опоздании на работу — составляем правильно

Даже самый лучший и ответственный работник хотя бы раз за свою карьеру опаздывал на работу. Причины для опоздания могут быть самыми разнообразными – от банального нерабочего будильника, до вполне объективных, в виде сложных погодных условий.

Для чего нужна объяснительная записка?

Как следствие опоздания пишется объяснительная записка, которая составляется в соответствии с нормами действующего Трудового Кодекса РФ. Но как сделать это правильно, ведь есть несколько разновидностей этого документа? Давайте разберем основные правила составления и назначение документа в статье.

Опоздание на работу

Объяснительная записка относится к разряду служебных документов. Она пишется в случае опоздания на работу. В записке работник подтверждает факт своего опоздания, и указывает причину происшествия.

Сдается записка в отдел кадров, или непосредственно самому руководителю. Она подшиваются в личное дело, и если опоздания повторяются систематически, то такого работника руководство может уволить по статье, в связи с нарушением дисциплины труда и внутреннего распорядка.

Объяснительная пишется от руки, для того чтоб факт признание опоздания работником был неоспоримым. В судебной практике случались ситуации, когда работник не признавал опоздания, объяснительная записка по которому была напечатана. В целом, объяснительная записка нужна для учета количества опозданий, и реальной оценки причин этих проступков.

Как написать записку – правила составления

Объяснительная записка относится к деловой переписке, и должна быть составлена по всем типовым правилам:

• Все факты и сведения, казанные в записке должны быть правдивыми и достоверными.
• Ситуация должна быть описана в деловом стиле.
• Не должно быть просторечий и жаргонизмов.Изложение должно быть кратким и лаконичным, но вмещать  все необходимые факты.
• Предложения должны быть расставлены в хронологическом порядке, чтоб изложение было сразу понятно и простое в понимании.
• Рассказ ведется от вас, то есть от первого лица.
• Документ должен заканчиваться числом составления и подписью опоздавшего.

Чтоб правильно составить объяснительную записку нужно следовать такому алгоритму:

1. В правом верхнем углу пишется имя руководителя предприятия, или другого должностного лица, ответственного за выполнение должностных обязанностей и соблюдение режима работы. Например: «Директору ООО «Звезда» Иванову Ивану Ивановичу»
2. Далее, строчкой ниже нужно указать собственное имя, от кого пишется документ. К примеру «от менеджера отдела продаж Петрова Петра Петровича».
3. Далее, отступив некоторое место и по центру листа пишется название документа. В данном случае это «Объяснительная».
4. Дальше, с новой строки вы должны детально описать ситуацию, которая привела к опозданию, и указать точное время опоздания.

К примеру, это может выглядеть так «5 декабря 2016 года я опоздал на работу на 4 часа, в связи с тем, что у меня жома прорвало трубу. Я экстренно вызвал аварийную службу, которая прибыла на место лишь спустя 2 часа, в 10-00. За час работники ликвидировали аварию. Все это время я находился рядом, и не мог покинуть свое жилище, так как живу один.

Как только ремонтные работы были окончены, я сразу же отправился в офис, и прибыл туда в 12-00.
О ситуации, которая сложилась, я по телефону предупредил начальника отдела. К объяснительной прилагаю документ, который подтверждает вызов аварийной службы, и ликвидации аварийной ситуации.»

В конце записки обязательно укажите дату и подпись.

После того, как документ был передан ответственному лицу, он будет рассматриваться, и в углу обязательно должна быть написана резолюция, в которой указывается решение, принятое руководством относительно опоздавшего сотрудниками.

Если опоздания, особенно без уважительной причины, повторяется не в первый раз, то директор предприятия, или другое уполномоченное лицо имеет право принять меры по дисциплинарному взысканию. Написанная сотрудником объяснительная записка в таком случае будет приложена к делу в качестве доказательства.

К уважительным причинам, по которым работника не наказывают относится:

• Болезнь или плохой состояние здоровья работки. Лучше чтоб этому было документальное подтверждение в виде справки о посещении врача или вызове его на дом.
• Болезнь членов семьи сотрудника, но только в том случае, если присутствие работника действительно необходимо, и больной нуждается в постоянном присмотре и уходе со стороны работника компании.
• Смерть члена семьи.
• Стихийные бедствия или погодные условия, которые не позволили добраться до места работы вовремя. К примеру, после сильного снегопада, пока очистительная техника не привела в порядок дороги.
• Разного рода аварийные ситуации, которые преградили путь, или сделали невозможным добраться до рабочего места вовремя. К этому пункту относятся аварии на дороге, или в доме работника.

Но, есть ряд причин, которые невозможно подтвердить документально, к примеру пробки. В таких случаях руководитель может либо доверится работнику, либо проверить это в соответствующих органах.

Что грозит за несвоевременное предоставление документа?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, объяснительная записка должна быть подана на рассмотрение руководству в течении двух рабочих дней. Если за этот период времени работник так и не подал документ, то составляется соответствующий акт.

Трудовой Кодекс РФ

Даже в случае, если работник объяснил причину опоздания устно, но не предоставил письменное объяснение, то назначается административное взыскание. Оно назначается не позднее 1 месяца со дня проступка. В этот период не входит период отпуска, больничного, но не позднее 6 месяцев со дня опоздания.

За один проступок может назначаться только одно дисциплинарное взыскание. Решение начальника о применении дисциплинарного взыскания по отношению к работнику обязательно должно быть выдано работнику под подпись. Происходит это не позднее 3-х дней после его издания, не считая период больничного или отпуск работника.

В случаи, если работник организации отказывается ознакамливаться с приказом под роспись, об этом составляется соответствующий акт.

В этой статье вы узнаете, как составляется служебная записка о премировании сотрудников.

Здесь подробно описано, как составить коммерческое предложение.

Что такое докладная записка и как правильно ее написать? Читайте тут.

Объяснительная и пояснительная записка — разница

Согласно определению, есть существенная разница между объяснительной и пояснительной запиской.

• Пояснительная записка – это документ, который разъяснят некоторые положения основного документа. Они оформляются на общем бланке и подписывается руководителем.
• Объяснительная записка – это документ, который объясняет нарушение трудового договора, которое было допущено работником по тем или иным причинам. Объяснительные записки об опоздании пишутся от руки самим работником в соответствии с принятой формой.

По сути, даже если разобраться в самом значении слова, то получается что в объяснительной вы объясняете ситуацию, которая привела к опозданию или другому правонарушению. Вы признаете собственную вину, и пытаетесь объяснить причину. Отнестись к написанию такого документа, поскольку если причина проступок будет действительно существенной, то руководство может понимающе отнестись к вам, и не наказывать.

А вот при написании пояснительной записки работник только поясняет, разъясняет суть отдельного пункта или части документа.

Конечно же, даже у самых ответственных работников может случится ситуация, при которой он опоздает на рабочее место на определенное время. Не стоит сразу же отчаиваться и ждать наказания. Довольно часто на первый раз руководство организации прощает такой проступок. Но, даже если вам таки придется писать объяснительную записку, отнеситесь к ней максимально серьезно. Подробно опишите причину, приложите к записке все возможные документы, которые подтверждают серьезность причины опоздания.