ОФД: что это такое и зачем нужно

Государство стремится вывести бизнес из тени. Для этого были созданы онлайн кассы и операторы фискальных данных. ОФД – это посредники, которые отправляют сведения о продажах товаров и услуг в ФНС. Узнайте тонкости законодательства и алгоритм выбора надежного оператора из этой статьи.

Что такое ОФД

Это организация, у которой есть необходимые разрешения от государственных органов на обработку и передачу фискальной информации в налоговую инспекцию.

Алгоритм работы ОФД:

1. Покупатель оплачивает товар или услугу.
2. Информация передается в фискальный накопитель и преобразуется в нужную форму.
3. Сведения возвращаются на онлайн-кассу.
4. Сведения передаются оператору фискальных данных, а затем в налоговую инспекцию.
5. ФНС проверяет полученные сведения, дает ответ. Оператор направляет решение на онлайн-кассу.
6. Продавец распечатывает чек.

Бумажный чек выдается на руки, а электронный отправляется по e-mail или телефону. В нем содержится ссылка и QR-код, их можно использовать для проверки специальными сервисами. Процесс транслирования данных занимает несколько секунд. За работу по обработке  и передаче информации бизнес должен операторам заплатить.

Как организовать передачу данных

Сейчас в сфере торговли необходимо соблюдать Закон №54-ФЗ. Для компании это означает дополнительные хлопоты:

1. Нужно приобрести онлайн-кассу или аппарат для печати бланков строгой отчетности.
2. Установить в кассу фискальный накопитель для передачи сведений в ФНС.
3. Выбрать посредника для транслирования данных и подключиться к нему.
4. Зарегистрировать кассу в налоговой инспекции.
5. Подключить контрольно-кассовую технику к Интернету.
6. Выдавать клиентам бланки строгой отчетности или чеки.

Некоторые виды бизнеса освобождены от применения ККТ (п. 2 ст. 2 Закона №54-ФЗ). Поблажка дана тем, кто торгует журналами, газетами, продает ценные бумаги, оказывает услуги по ремонту обуви, изготовлению ключей.

Как выбрать оператора

Не обольщайтесь на манящую рекламу. Лучше разберитесь, можно ли доверять качеству обслуживания. Не забудьте проверить, имеет ли фирма разрешение на оказание услуг. Для этого скачайте список на сайте ФНС. В нем указаны все аттестованные фирмы. В июне 2019 года отбор прошла 21 компания. Сотрудничать можно только с организациями из списка.

Уважающий себя оператор должен иметь следующие инструменты для работы:

• программное обеспечение;
• разрешение на оказание услуг;
• помещение, где размещаются мощности.

Старайтесь выбрать надежного оператора, который грамотно обработает, передаст в налоговую инспекцию данные и защитит их от посторонних. До заключения договора проверьте:

• как работает сайт;
• удобно ли оплачивать услуги;
• понятен ли интерфейс личного кабинета;
• как отвечает служба технической поддержки;
• есть ли возможность перехода в другую компанию.

Нелишним будет узнать о наличии тестового периода. За это время можно оценить качество услуг.

Среди авторизованных организаций самые высокие баллы набрали OFD.RU, Первый ОФД, Платформа ОФД, СБИС, ИнитПро. Не предоставили возможности проверить личный кабинет Яндекс ОФД и Энвижн Групп. Поэтому исследователи не включили компании в рейтинг.

Подводные камни при работе с ОФД

Не всегда информация передается корректно, случаются перебои. Для бизнеса важно тщательно следить за процессом, чтобы не нарушить закон. Поэтому мы разобрали основные проблемы и пути их решения:

• Сведения не передаются. Порядок действий будет следующий:
  • нужно проверить качество работы интернета;
  • выяснить, исправен ли фискальный накопитель;
  • перенастроить кассу, возможно, некорректно указаны реквизиты оператора.
• Если не обнаружено неисправностей, следует узнать, корректно ли работает сам оператор. Иногда случаются технические сбои.
• Потеряна связь с ОФД. Проблема часто возникает, когда обновляется программное обеспечение. Решается переустановкой драйверов.
• Покупателю не пришло письмо с электронным чеком. Обсудить этот вопрос нужно непосредственно с оператором. В ряде случаев проблемы возникают из-за того, что работа онлайн-касс не полностью отлажена.
• Аналитика исчезла из личного кабинета. В договоре указываются сведения, которые будут доступны заказчику онлайн. Если условие нарушается, следует обратиться к исполнителю услуг.
• Не высылаются первичные документы. Проблема связана с большой загруженностью операторов. Решить ее можно так: попросить выслать копии актов по электронной почте. Затем уже обратиться за получением оригиналов.

Как поясняется на сайте ФНС, перебои в связи не повлияют на работу техники. Сведения записываются в кассе. Когда заработает Интернет, данные направляются оператору.

Цена вопроса

Прайс стартует от 3 000 и поднимается до 40 000 рублей. Стоимость зависит от набора услуг, включенных в договор, и места, которое агент занимает на рынке. Также стоимость сервиса зависит от срока обслуживания. Для начала имеет смысл подписать соглашение на короткий срок и продлить, если все устраивает.

Чаще всего в тарифный план включаются услуги:

• передача данных;
• доступ в личный кабинет;
• отправка чека.

Также может предоставляться дополнительное обслуживание. В среднем ценник на год составляет 3,5 тыс. рублей. На 1 год и 3 мес. — от 3,5 до 4 тыс. рублей. За обслуживание в течение 3 лет нужно оплатить порядка 6-7 тыс.

Если качество услуг не устроит, можно сменить оператора. Для этого можно переоформить технику на другого агента. Эти действия выполняются в личном кабинете за 15 минут.

Как подключиться к ОФД

Необходимо совершить несколько действий:

1. Оформить электронную цифровую подпись.
2. Выбрать компанию и заключить с ней договор. Регистрация на сайте выполняется за пару минут. Нужно сразу подготовить выписку из ЕГРЮЛ, чтобы указать регистрационные коды. Также написать в форме электронную почту и номер телефона.
3. Установить фискальный накопитель в ККТ. Оно представляет собой криптографическое устройство, которое помещается внутрь ККТ.
4. Зарегистрировать в налоговой инспекции свой аппарат и получить номер на сайте nalog.ru.

Договор закрепляется электронной цифровой подписью. Она должна быть сделана на директора фирмы или лицо, имеющее прав подписи без доверенности. Действия выполняются в режиме онлайн, так что терять время в очередях не придется.

Ответственность за непередачу фискальных документов

За несоблюдение требований закона придется платить штраф. Санкции установлены Кодексом об административных правонарушениях.  Три основания для наложения штрафа:

1. Неиспользование ККТ.
2. Отсутствие сообщений в налоговую инспекцию о продажах.
3. Непредставление клиенту бумажного или электронного чека.

Есть шанс избежать санкций, если подтвердить свою невиновность. Инспекторам ФНС нужны серьезные аргументы. Например, разорвалось интернет-соединение или произошел сбой у оператора. Чтобы избежать проблем, следует правильно настроить ККТ. Тогда аппарат покажет, что сведения не отправляются.

Разрешается не высылать фискальные документы в течение 20 дней, если у оператора аннулирована лицензия на обработку информации. Кассу при этом нужно использовать в режиме передачи сведений.