Счет 71 в бухгалтерском учете: Расчеты с подотчетными лицами

Нередко встречаются ситуации, при которых небольшие расходы предприятия удобнее оплатить наличными. Осуществляются подобные операции с привлечением ответственных лиц. Счет 71 бухгалтерского учета – это расчеты с подотчетными лицами, анализ их задолженности и произведенных затрат за счет выделенных организацией денег.

Что отражается на 71 счете

В некоторых случаях текущие расходы проще оплатить наличными. Речь идет о представительских расходах, покупке канцтоваров, материалов на небольшие суммы. Подотчетные суммы выделяются на следующие цели:

1. Материальные расходы. Не все магазины и торговые точки готовы выписать счет на свою продукцию и принять оплату безналичным платежом. Однако по требованию покупателей могут выдаваться кассовые и торговые чеки, бланки строгой отчетности, которые и подтвердят совершенные затраты.
2. Оплата ряда услуг также может производиться наличными.
3. Командировочные расходы покрываются выдачей денежных средств подотчетным лицам.

Деньги выдаются из кассы предприятия сотрудникам, которые впоследствии должны отчитаться за совершенные затраты документально. Остаток средств потребуется вернуть обратно в кассу. При наличии перерасхода потраченные суммы сверх установленного работнику компенсируются.

Характеристика

Счет 71 характеризуется как активно-пассивный. Аналитический учет ведется отдельно по каждому работнику. Информация по счету должна отражать состояние расчетов с каждым подотчетным лицом.

Конечное сальдо может быть как дебетовым (если сотрудник не отчитался по выданным средствам), так и кредитовым (при образовании перерасхода и задолженности). Неизрасходованные денежные суммы могут быть возвращены в кассу или удержаны из заработной платы. Перерасход компенсируется сотруднику за счет средств предприятия.

Порядок получения средств в подотчет

Выдача подотчетных сумм, порядок возврата и составления документов о потраченных средствах регулируется Указаниями Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У. Алгоритм действий следующий:

1. Сотрудник пишет заявление на выдачу подотчетных средств. В документе указываются Ф.И.О. подотчетного лица, необходимая сумма и срок, на который предоставляются деньги. Вместо заявления можно использовать распорядительный документ руководителя.
2. По заверенному руководителем фирмы документу выдаются средства из кассы или перечисляются безналичным путем на банковскую карту работника.
3. Составляется авансовый отчет о произведенных затратах, который вместе с подтверждающими документами (чеки, БСО) передается в бухгалтерию.
4. На основании полученного авансового отчета в учете формируются соответствующие записи, при необходимости проводится расчет с подотчетным лицом.

Лимиты подотчетных сумм не ограничиваются. Список ответственных лиц, которым предоставляются средства в целях погашения нужд предприятия, сроки выдачи оговариваются в отдельном локальном акте организации. Отчитаться за использованные средства необходимо не позднее 3-х дней с момента завершения срока выдачи, указанного в заявлении. Иначе налоговые органы могут начислить НДФЛ, как в случае получения выгоды.

Сроки отчета по командировочным средствам составляют 3 дня с момента завершения командировки. Минимальная сумма за поездки внутри страны составляет 700 рублей за сутки, за границей – 2 500 рублей. Приказом предприятия эти лимиты могут быть увеличены.

Операции с использованием 71 счета

Записи по 71 счету формируются на основании кассовых документов и предоставленных авансовых отчетов. По дебету 71 отражаются операции по получению средств:

По кредиту 71 счет отражается информация о расходовании полученных средств:

Пример 1. Сотрудник Иванов А. С. получил в кассе подотчетную сумму в размере 28 000 рублей на покупку канцтоваров и оплату аренды помещения. Расходы на канцтовары составили 9 860 рублей, услуги аренды – 20 000 рублей. В результате образовался перерасход в размере 1 860 рублей. После предоставления авансового отчета в учете будут сформировании записи:

• Дт 71 – Кт 50 (28 000 рублей) – сотруднику Иванову А. С. выделена подотчетная сумма;
• Дт 10 – Кт 71 (9 860 рублей) – оприходованы материалы на основании авансового отчета;
• Дт 26 – Кт 71 (20 000 рублей) – оплачены услуги аренды;
• Дт 71 – Кт 50 (1 860 рублей) – Иванову А. С. компенсирована сумма, потраченная сверх выделенных средств.

Пример 2. Работнику Макееву С. В. в счет предстоящей 3-х дневной командировки внутри страны и закупа материалов выделена подотчетная сумма в размере 8 000 рублей. Деньги переведены на карту сотрудника. По возвращении Макеев С.В. предоставил авансовый отчет, согласно которому были произведены расходы: суточные – 2 100 рублей, материалы – 4 800 рублей. Оставшиеся деньги в кассу возвращены не были. Руководством принято решение удержать долг с заработной платы сотрудника. Проводки по операциям следующие:

• Дт 71 – Кт 51 (8 000 рублей) подотчетные средства перечислены на карту сотрудника;
• Дт 26 – Кт 71 (2 100 рублей) – учтены командировочные расходы;
• Дт 10 – Кт 71 (4 800 рублей) – оприходованы материалы на основании данных авансового отчета;
• Дт 94 – Кт 71 (1 100 рублей) – остатки неизрасходованных средств отнесены на недостачу;
• Дт 70 – Кт 94 (1 100 рублей) – произведено удержание из заработной платы сотрудника.

Подотчетные средства выдаются сотрудникам в целях приобретения для организации ряда товаров, оплаты услуг, погашения командировочных расходов. Деньги выдаются на заранее установленный срок, по истечении которого подотчетным лицам необходимо отчитаться о потраченных суммах.