Доверенность на получение ТМЦ — как ее оформить?

Для получения различных товаров или иных ценностей на предприятии, требуется подтверждение права на осуществления подобных действий сотрудником, который осуществляет подобные операции. Чтобы у сторон производящих подобный товарообмен, либо другие действия по передаче и приёмки ценностей, не возникало сомнений в легитимности подобных действий, требуется оформить на сотрудника доверенность на получение ТМЦ.

Доверенность на получение ТМЦ — описание

После того как будет достигнута договорённость с фирмой поставщиком, и произведена оплата товара, для получения материальных ценностей на сотрудника фирмы оформляется специальная доверенность. Этот документ подтверждает полномочия сотрудника и его право на приобретение тех ценностей, о передаче которых ранее была достигнута договорённость. Доверенность представляется контрагенту вместе с накладной на получение товара, а также с подтверждающими квитанциями об оплате.

После того как информация в доверенности и других документах будет подтверждена, осуществляется передача материальных ценностей. Доверенность ТМЦ, может существенно видоизменяться, поэтому следует знать о всех возможных нюансах, и использовать такую форму бланка, которая максимально подходит для конкретного случая.

Какие виды доверенностей бывают?

Прежде всего, такой документ отличается по сроку действия. Максимально возможное время, на которое может быть выдана доверенность на получение материальных ценностей, составляет 3 года. Учитывая одноразовость заключения сделки на приобретение товара или иных материальных ценностей, нет необходимости в оформлении доверенности на такой продолжительный срок. Для оформления большего количества сделок, достаточно временного промежутка до 10 суток.

Кроме временных различий, данный документ может быть оформлен на постороннего человека, который не состоит в штате фирмы. В этом случае руководителю организации, для дополнительной подстраховки,
следует взять расписку с лица, в которой будет подтверждаться его полная материальная ответственность за получение товара.

Для получения товарно-материальных ценностей могут использоваться два бланка установленного образца.
Для однократного применения используется межотраслевой документ № М-2. Если получение товара, от одного поставщика, осуществляется на постоянной основе, то рекомендуется использовать бланк № М-2а.

Что должно быть в бланке?

В бланке доверенности обязательно должны быть прописаны следующие пункты:

• Номер доверенности и код ОКПО.
• Дата оформления доверенности.
• Срок действия.
• Наименование организации, которой необходимо передать товары или иные материальные ценности.
• Полная информация о лице на чьё имя производится оформление. В доверенности обязательно указывается должность работника, ФИО и другие паспортные данные.
• Указывается информация об организации, выдавшей заполненный в установленном порядке бланк. В этой графе обязательно следует прописать наименование организации, ИНН, юридический адрес, фамилию и инициалы руководителя и главного бухгалтера. Следует указать также точные банковские реквизиты компании.
• Указывается перечень материальных ценностей подлежащих получению. В эту графу вносится наименование товаров и их количество.

После оформления данного документа, необходимо его заверить печатью организации. Данный бланк представляет собой унифицированную форму, поэтому никаких сложностей с выдачей таких документов у
руководства организации не должно возникнуть.

Нюансы при оформлении доверенности ТМЦ

Для того чтобы оформление доверенностей стало обычным делом на предприятии, следует максимально оптимизировать этот процесс. Некоторые нюансы такой оптимизации:

ТМЦ

1. Если предприятию требуется часто оформлять доверенности ТМЦ, то руководитель должен назначить сотрудника, который бы занимался подготовкой и оформлением подобных документов.
2. В доверенности следует указать образец подписи лица, на который был оформлен данный документ. Это необходимо сделать, для того чтобы передающая, материальные ценности, сторона могла убедиться в
   достоверности заверенных данным лицом документов.
3. Для того чтобы не оформлять каждый раз бланк установленного образца вручную, можно установить на компьютер программу, которая в автоматическом режиме будет осуществлять заполнение повторяющихся данных. Такая оптимизация позволит в разы увеличить производительность труда работника бухгалтерии, который ответственен за оформление доверенностей ТМЦ.
4. При ручном оформлении доверенности следует проявлять внимательность, неверное заполнение даже одного пункта этого документа, делает его недействительным. Даже непроставленная дата выдачи доверенности полностью аннулирует данный документ.
5. Паспортные данные сотрудника, которому поручается приобретение ТМЦ, также должны быть указаны в полном соответствии с действующим удостоверением личности работника.
6. Доверенность выдаётся только под расписку лицу, которое будет осуществлять получение товара. Данный документ оформляется в единичном экземпляре, поэтому при его утере потребует оформление нового бланка доверенности.
7. Все выданные доверенности отображаются в бухгалтерии предприятия в специальном журнале. Перед тем как осуществлять записи в журнал его необходимо прошнуровать и на оборотной стороне последней страницы указать количество страниц данного документа, с заверением подписью руководителя организации и главного бухгалтера.
8. Если по каким-либо причинам работником не были получены товарно-материальные ценности по ранее выданной доверенности, он обязан возвратить данный документ в бухгалтерию, где его необходимо
   сохранить в течение 1 года.
9. В архиве организации должны быть сохранены все выданные доверенности, по которым были получены материально-товарные ценности. Срок хранения таких документов составляет 5 лет.
10. Даже в том случае, когда заполненный бланк выдаётся со сроком действия более трёх лет, этот документ имеет юридическую силу только в течение 1095 дней.
11. Если бланк оформляется на получение товарно-материальных ценностей за пределами государства, то этот документ действителен до момента отмены его выдающей стороной.
12. При оформлении документа, возможно, указать в нём номер накладной или иного документа, по которому будет осуществляться получение товара. Если эта графа не заполняется, то необходимо указать «не использована», в графе #8 данного документа.

В нашей статье вы узнаете, как составить доверенность на предоставление интересов физического лица.

Здесь вы узнаете, как можно максимально быстро аннулировать выданную доверенность.

В этой статье расписано, как получить доверенность на товар и из каких пунктов она состоит. Читайте тут более подробно.

Заключение

Правильное оформление доверенности позволит избежать неприятностей, которые могут возникнуть если данный документ будет заполнен с ошибками. Руководителям организации следует строго следить за отчётностью оформления подобных документов, чтобы не допустить злоупотреблений, особенно такая предосторожность не помешает при оформлении документов на предприятии с большим товарооборотом.

Товарные накладные также должны быть заполнены в соответствии с наименованием товара и его количеством, которое указано в доверенности на получение ТМЦ.

Если будет выявлено несоответствие в этих графах, то документы будут признаны недействительными, и сделка на получение ТМЦ будет отменена. Если осуществляется получение материально-товарных ценностей определённых категорий, то следует чётко придерживаться законодательных норм для оборота таких материальных ценностей.

Как правильно заполнять доверенность на получение ТМЦ, подробно описано в данной статье, но для того чтобы иметь полное представление о всех графах бланка, рекомендуется скачать образец в интернете и
внимательно ознакомиться с каждой графой этого документа.