Должностная инструкция администратора гостиницы

Из чего состоит должностная инструкция администратора гостиницы, каковы обязанности и права данного специалиста? В нашей статье мы рассмотрим, из чего состоит инструкция и какие обязанности с правами есть у данного специалиста.

Общие данные об этой профессии

Администратор гостиницы – человек, который приветливо встречает гостей на «ресепшене» в гостиницах или хостелах. В обязанности этого специалиста входит заселение гостей, их оформление, проведение всех расчетов, работы по обслуживанию клиентов. В зависимости от размеров отеля, количества гостей, в смене может работать либо один, либо несколько администраторов. Соответственно, в зависимости от этого меняется и обязанности специалиста.

Администратор за работой

При этом в современном мире принято повышать качество обслуживания. К примеру, в большинстве гостиниц один из специалистов обычно встречает гостей в холле и его основной функцией является встреча гостей и оформление новых посетителе. Кроме того, администратор гостиницы должен рассказать постояльцам обо всех услугах отеля, об условиях проживания, выдает ключи гостям, должен общаться с клиентами и удовлетворять просьбы.

Для этого в каждом номере отеля есть телефон, по которому гости смогут позвонить администратору и рассказать о своих потребностях: это может быть заказ просьб, жалобы на поломки, просьбы об уборке, желание не беспокоить.

Что еще обычно входит в обязанности этого специалиста? Прежде всего это управленческие функции, ведь администратор должен руководить своими подчиненными: дворники, горничные, слесари, официанты и т.д.

Личные качества, знания и навыки администратора гостиницы

Администратор гостиницы обязательно должен быть отличным психологом, уметь общаться с людьми, коммуникабельным. Кроме того, ему нужно найти подход к каждому клиенты, умея слушать, помогать, решать возникающие проблемы. Если говорить про карьерную лестницу, то, как показывает практика, в этой профессии могут работать и делать карьеру лишь спокойные люди, уравновешенные, ответственные, имеющие аналитические способности и возможности максимально быстро обрабатывать информацию.

Но кроме личных качеств у человека еще должно быть еще и специальное образование – без этого двигаться по карьерной лестнице вверх не получиться. Но на наличие образования обращают внимание и соискатели – вряд ли должность в хорошей гостинице отдадут человеку, окончившему только 11 классов или колледж.

Так, администратор гостиницы обязательно должен знать:

• Указы, руководства, положения, законодательные акты и иные распоряжения своего руководства.
• Структуру деятельности компании, умение контролировать работу своих подчиненных.
• Обязанности и права самих работников, режим работы, графики работы.
• Правила обслуживания клиентов, методы по модернизации сервиса.
• Список и разновидности услуг, оказываемых в гостинице.
• Устав компании, законодательные нормы в сфере соблюдения прав сотрудников компании.

К основным навыкам такого специалиста относят:

• Основные нюансы маркетинга, основы рекламы, правильное позиционирование своих услуг.
• Контроль операций за популяризацию услуг в сфере гостиничного бизнеса.
• Знание оформления помещений, ведь при необходимости нужно показать гостям основные комнаты, помещения в отеле.

Администратор гостиницы должен руководствовать следующим:

• Устав компании.
• Основные положения и приказы организации.
• Правила внутреннего распорядка.
• Должностная инструкция.

Должностная инструкция администратора гостиницы

Давайте более подробно рассмотрим, из каких пунктов состоит должностная инструкция администратора гостиницы, что позволит правильно составить ее.

Функции

Любой администратор гостиницы должен осуществлять такие функции, как:

1. Участие в деятельности компании, контроль за выполнением обязанностей подчиненных.
2. Ведение отчетности в рамках своей компетенции.
3. Наблюдение и контроль за применением финансовых средств.

Предписания

К основным предписаниям стоит отнести:

1. Контроль за тем, чтобы все комнаты и остальные помещения были оформлены по всем правилам.
2. Контроль за надлежащим внешним видом своим сотрудников.
3. Контроль и поддержка порядка в гостинице.
4. Контроль за соблюдением трудовых обязанностей и норм сотрудников компании.
5. Осуществление контроля за пожарной безопасностью и соблюдением правил охраны труда.
6. Донесение важной информации до своего руководства – об ошибках сотрудниках, о проблемах в целях оперативной ликвидации возникающих проблем.
7. Поддержка чистоты и порядка на своем рабочем месте.
8. Проверка и контроль работы всей техники, оборудования, состояния мебели.
9. Решение возникающих проблем с гостями отеля.

Обязанности

К основным обязанностям специалистов относят:

1. Администратор гостиницы должен формировать распорядок в отеле, назначать время работы уборщицы, проверяет полученный результат.
2. Организация мероприятий для гостей отеля, например, организация праздников, дней рождений, туристических поездок и т.д.
3. Решение всех вопросов с клиентами гостиницы.
4. Решение возникающих вопросов с поставщиками продукции, товаров, их прием.
5. Назначение ответственных за выполнение уборки, ремонта и т.д.
6. Учет технических и канцелярских принадлежностей, инвентаря, технического оборудования.
7. Составление отчетной документации в рамках своей должности, отправка ее своему непосредственному руководству.

Права администратора

Конечно же, у администратора есть и права, которые нужно обязательно прописать в должностной инструкции. К ним относят:

1. Составление и отправка запросов о состоянии, качестве оборудования, пересчет количества имеющего инвентаря, контроль за расходом материалов.
2. Составление и внесение предложений по улучшению работы отеля.
3. Выставления требования к своему непосредственному руководству по обеспечению хороших условий для своих работников.
4. Принятие быстрых решений в рамках компетенции администратора гостиницы.

Какова ответственность?

Администратор гостиницы должен следить за ресурсами для нормальной работы отеля, поддерживать чистоту и безопасность на объектах, заниматься документация и отчетснотью в рамках своих обязанностей.

Также этот специалист не может разглашать коммерческую тайну, он полностью отвечает за свое имущество, выполнение требований ДИ, прописанных в трудовом договоре.

Что такое должностная инструкция и ее главные цели?

Должностная инструкция – документ, который описывает круг поручений, обязанностей сотрудника, работ, которые он должен выполнять. В данном документе перечисляются все обязанности и права специалиста. При этом в сообщениях Роструда сказано, что должностная инструкция не просто формальная бумажка.

К главным функциям ДИ относят:

• Структурирование производственных процедур.
• Регулировка деятельности специалиста.

С помощью должностной инструкции можно минимизировать многие конфликтные ситуации, которые могут привести к необоснованным взысканиям, которые не выгодны не работникам, ни их работодателям. С помощью ДИ руководитель доносит до сотрудников свои желания, цели, критерии работы. При этом важно понимать, что данный документ необходим для определения функциональных обязанностей определенной должности.

К основным задачам относят:

1. Четкое формулирование трудовых функций.
2. Координация действия работников.
3. Равномерное распределение нагрузки на сотрудников компании.
4. Определение квалификации сотрудников организации.
5. Эффективное проведение аттестации персонала и рабочих мест.
6. Обоснование для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение обязанностей.

Более подробно о должностной инструкции водителя-погрузчика вы узнаете тут.

Чем занимается специалист по охране труда и что входит в его обязанности? Читайте здесь.

В этом материале мы узнаем про права и обязанности начальника отдела продаж.

Чтобы понять важность ДИ, приведем простой пример: организация ООО «Анриал» воспользоваться услугами бухгалтера на аутсорсе, при этом в штате у них есть свой. При расчете налога на прибыль компания учла данные расходы для расчетов, однако в налоговой не были согласны с подобными вычислениями и написали заявление в суд, объяснив, что такие расходы оказались экономически не обоснованными.

ДИ, где расписаны обязанности штатного бухгалтера, позволит доказать в суде, что данные затраты являются обоснованными из-за того, что в должностной инструкции бухгалтера компании не были указаны его обязанности.