Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера

Согласно действующему законодательству, все организации, являющиеся юридическими лицами, обязаны иметь в штате как минимум два уполномоченных должностных лица – директора предприятия и главного бухгалтера (лица, отвечающего за учет). Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера разрабатывается в случае временного отсутствия штатного должностного лица по ряду причин (отпуск, командировка, обучение, болезнь и т. д.).

Законодательные основы

Седьмая статья 402 Федерального Закона Российской Федерации от 2011 года возлагает непосредственную ответственность за организацию бухгалтерского учета предприятия на ее руководителя. В свою очередь, директор организации вправе исполнить требования закона тремя возможными способами:

1. Назначить ответственного за учет, ведение дел и бухгалтерской переписки главного бухгалтера (бухгалтера или иное определенное приказом должностное лицо).
2. Привлечь для ведения оперативного учета специалистов сторонней организации на договорных условиях (условиях аутсорсингового обслуживания).
3. Заниматься всеми финансовыми делами компании непосредственно самому.

Примечание. Третий пункт с самостоятельным исполнением руководителем обязанностей по бухгалтерскому учету законодательно доступен только в том случае, если:

• рассматриваемая организация по своей структуре и учредительным документам относится к малому или среднему предпринимательскому сегменту;
• предприятие в ходе своей деятельности вправе предоставлять отчетность в структурные органы ФНС по упрощенной схеме (финансовая, налоговая, бухгалтерская отчетность);
• численность сотрудников предприятия не должна превышать 250 человек для среднего бизнеса, 100 человек для малого и 15 человек для микрофинансовых предприятий;
• доходы организации за предшествующий отчетный период годового функционирования не должны превышать 2 миллиарда в рублевом эквиваленте для средних предприятий, 800 миллионов рублей для малых предприятий и 120 миллионов для микропредприятий.

Годовая доходность предприятий при проведении расчетов рассчитывается без учета действующей ставки НДС.

Изменения в законодательстве

В 2018 году были внесены изменения в Закон «О бухгалтерском учете», касающиеся перечня организаций, исключающих возможности ведения дел по упрощенной системе бухгалтерской отчетности.

Соответственно, руководители подобных предприятий с 2018 года не имеют права лично заниматься бухгалтерским учетом. В расширенный перечень организаций входят:

• акционерные общества и иные предприятия (организации) с политикой непременного аудита финансовой отчетности;
• кооперативы жилищного хозяйства и строительные организации кооперативного предпринимательства;
• кредитные организации (прежде всего, кооперативы потребительского плана) и кооперативы сельскохозяйственной направленности;
• микроорганизации, специализирующиеся на выдаче займов населению под любые цели;
• адвокатские конторы, бюро, кабинеты частной практики адвокатов и их коллегии;
• малые фирмы по предоставлению консультационных услуг юридического характера;
• нотариусы, занимающиеся частной практикой на условиях финансового вознаграждения через расчетный счет.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора предприятия

Основой, за которую принимаются все штатно-должностные изменения на предприятии, является так называемый «Приказ №1». Первым приказом считается приказ о назначении на должность сотрудника организации. В дальнейшем, исходя из сложившейся ситуации, обязанности штатного сотрудника могут быть возложены на иное должностное лицо по выбору руководителя и согласия замещающего работника.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора разрабатывается в структуре локального документооборота предприятия. Как правило, для издания такого приказа (в случае, если позволяет законодательство) требуются основания, указываемые в самом тексте. К таким основаниям может относиться любая уважительная причина временного отсутствия штатного главного бухгалтера организации.

Прежде всего подобные приказы издаются в организациях, не являющихся крупными учреждениями с огромной финансовой активностью, так как развитые компании в подавляющем большинстве имеют в штате не одно лицо, отвечающее за бухгалтерию. Им целесообразнее передавать обязанности внутри структурного отдела, а не сразу на директора.

Разработка приказа

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора исполняется на стандартном листе бумаги формата А4 или специализированном бланке предприятия. Особых требований к самому приказу нет, он разрабатывается в соответствии с принятой в организации политикой и собственными образцами.

Непосредственной разработкой, оформлением и печатью документа может заниматься сам главный бухгалтер или любой другой сотрудник организации по поручению директора. Для вступления приказа в юридическую силу, помимо подписи руководителя, документ должен в обязательном порядке содержать следующие сведения:

• реквизиты организации-разработчика – перечень определяется внутренними актами (фактический и юридический адрес, контактные данные, ИНН, КПП, ОГРН, ОКУД и т. д.);
• наименование приказа, совпадающее по смыслу с целевым содержанием документа;
• номер приказа и дату исполнения – номер присваивается после всех этапов согласования и подписи в соответствии с журналом учета предприятия;
• причину, послужившую основанием для издания документа, например, «в связи с убытием в служебную командировку гражданина Иванова А. А. временное исполнение обязанностей по занимаемой должности возложить на…»;
• сама приказная часть – собственно, суть приказа: кого, вместо кого, на какой срок, освобождается ли замещающий от исполнения обязанностей по основной должности и т. д.;
• дополнительно в приказе указываются ссылки на иную документацию: номер внутреннего приказа об отпуске сотрудника, командировочном удостоверении, листе нетрудоспособности и прочее;
• раздел согласования – как правило, приказ такого плана согласовывается с руководителем отделения кадров, юрисконсультом, иногда председателем профсоюза;
• подписная часть – собственноручная подпись легитимного руководителя предприятия. При временном исполнении в приказ вносятся данные о доверенности на право подписи. Использование в качестве подписи клише не допускается;
• печать предприятия – условие выполняется только в том случае, если наличие у предприятия печати обусловлено правоустанавливающей документацией.

После подписи и исполнения приказа он подшивается в дело с текущими документами организации. После выхода на работу штатного сотрудника финансового органа составляется приказ об обратной передаче дел и должности, в тексте которого отменяется действие предшествующего приказа.

Начальник отделения кадров организации после подписания приказа и получения заверенной копии вносит изменения в трудовой договор директора предприятия или иного должностного лица, назначенного исполнять обязанности главного бухгалтера.

Право подписи

С юридической точки зрения при передаче обязанностей главного бухгалтера на руководителя предприятия меньше всего проблем возникнет при подаче регулярных отчетов по налоговой службе. Дело в том, что все декларации считаются достоверными при подписании их руководителем фирмы, подпись главного бухгалтера там не нужна в принципе.

При подписании счет-фактур, накладных и иных документов, предусматривающих согласование с бухгалтерией, директор предприятия подписывает документы в двух местах – за себя и за главного бухгалтера.

Хотя действующая судебная практика показывает, что в подобных случаях отсутствие подписи в графе «главный бухгалтер» не считается нарушением вовсе, во избежание недоразумений и дополнительной траты времени сразу же совместно с пакетом подписанных документов вкладывается копия приказа о передаче дел по финансовому учету на руководителя предприятия.

Ответственность

Несмотря на то, что с законодательной точки зрения при самоличном исполнении директором бухгалтерских обязанностей никаких нарушений нет, в разы возрастает степень ответственности перед законом. При выявлении налоговой инспекцией нарушений (ошибок, недочетов) в финансовой документации, Уголовный Кодекс рассматривает любое правонарушение с точки зрения степени личной заинтересованности компетентных лиц.

В целях распределения ответственности руководителю организации намного выгоднее возлагать обязанности на штатных должностных лиц или на сотрудников, наиболее подготовленных для замещения условно вакантной должности.