Должностная инструкция архивариуса и правла ее составления

На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

Должностная инструкция архивариуса

К таким организациям можно отнести:

• финансовые учреждения;
• банки;
• главные офисы страховых отделений;
• производственные и промышленные предприятия;
• учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность сотрудника архива заключается в следующем:

• обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
• осуществлять прием и оформление поступающих документов;
• принимать участие в создании перечня поступивших дел;
• проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
• производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
• вести постоянный учет принятых документов;
• подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
• обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
• выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

• формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
• получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
• предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
• составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
• осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
• соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
• выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
• препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
• следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
• вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Квалификационные требования к архивариусу

На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:

• нормативно правовые акты, касающиеся непосредственно его работы, включая различные положения и настоящую должностную инструкцию;
• правила получения и выдачи дел;
• способы хранения и использования подотчетной документации;
• основные аспекты делопроизводства;
• порядок описи документации, и ее ликвидация;
• основные правила ведения учетов и составления отчетов;
• Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Кроме знаний, архивариус должен уметь:

• пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
• работать с большим объемом информации;
• правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.

Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.

Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:

• хорошая память;
• способности производить анализ большого количества поступающей информации;
• замечать мельчайшие детали;
• спокойный, не вспыльчивый характер;
• опрятность;
• организаторские способности;
• желание трудиться.

Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

• получать всю необходимую информацию о готовящихся проектах и принятых решениях со стороны руководства предприятия;
• излагать советы по усовершенствованию производства касаемо своей сферы деятельности;
• информировать начальство о возникших нарушениях или недостатков, при выполнении своих должностных обязанностей;
• предлагать варианты устранения выявленных недостатков;
• требовать как от руководства, так и от других трудящихся предоставления необходимых сведений для полноценного осуществления своей трудовой деятельности;
• прибегать к помощи руководителей компании для осуществления своих обязанностей;
• не выполнять свои трудовые обязанности, ели это несет опасность здоровью или жизни;
• требовать от начальства надлежащих условий труда;
• ставить личную подпись на документах, только в рамках своей компетенции;
• общаться и задавать вопросы сторонним специалистам.

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

• нормативно правовой базой Российской Федерации;
• внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
• распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
• своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

Архив с документами

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

• некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
• различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
• нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Подробнее о составлении должностной инструкции специалиста по охране труда вы узнаете тут.

Каковы права и обязанности водителя экспедитора, его ответственность? Читайте тут.

А в этом материале описаны особенности водителя погрузчика.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также глава компании имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.