Электронная подпись для юридических лиц: зачем нужна и как её получить

В процессе ведения бизнеса субъектам предпринимательской деятельности приходится организовывать документооборот. Ежедневно каждая хозяйственная операция должна фиксироваться в соответствующих регистрах учета. На основании систематизированных данных в дальнейшем формируется налоговая и бухгалтерская отчетность, которая подается в ФНС, внебюджетные фонды, Росстат. В последние годы представители крупного, малого и среднего бизнеса стали активно отказываться от бумажного документооборота. Для подписания и отправки созданных посредством ПК бланков и отчетов требуется электронная подпись для юридических лиц, которая полностью заменяет роспись руководства.

Что такое ЭЦП

Электронную цифровую подпись следует рассматривать в качестве определенных компьютерных данных, способных удостоверять авторство/принадлежность конкретных файлов. Субъекты предпринимательской деятельности посредством ЭЦП заверяют бухгалтерские, первичные, учетные и налоговые документы. Также такая подпись может ставиться на любого вида бланках, и свидетельствовать о том, что в них после подписания не вносились никакие изменения.

Порядок получения и применения электронных цифровых подписей субъектами предпринимательской деятельности регулируется ФЗ №63, а также другими нормативно-правовыми актами, в частности Налоговым Кодексом РФ. После оформления ЭЦП может проверяться на подлинность на специальных сайтах, например на портале «Госуслуги» в соответствии с ГОСТом Р34.10-2012.

Со стороны Федерального законодательства к цифровым подписям предъявляются разные требования, самым важным из которых является наличие устойчивого «оттиска». В данном случае стоит рассматривать последовательность компьютерных данных, которые в процессе заверения прикрепляются к файлам. Благодаря устойчивости «оттиска» исключается возможность несанкционированно подписания документации вместо субъекта предпринимательской деятельности, которому принадлежит ЭЦП.

В процессе создания электронной цифровой подписи для индивидуального предпринимателя либо для юридического лица специалист удостоверяющего центра должен обеспечить ей надежное шифрование. Самой устойчивой к попыткам дешифровки является усиленная квалифицированная ЭЦП.

Виды подписей

Федеральным законодательством, в частности №63-ФЗ, определяется три типа ЭПЦ:

1. Простые. С их помощью физические лица (сотрудники ИП или организаций) удостоверяют факт подписания конкретных документов. Простые ЭЦП имеют минимальную устойчивость к дешифрованию. В качестве примера такой подписи можно привести приходящий в смс-сообщении пароль, представляющий собой числовую, цифровую, числовую/цифровую комбинацию.
2. Усиленные. Такие подписи более устойчивы к дешифрованию, так как представляют собой компьютерные данные, не предназначенные для прочтения.
3. Усиленные (квалифицированные). Таким ЭЦП гарантируется максимальный уровень устойчивости к дешифрованию. Они должны в полной мере соответствовать ГОСТу Р34.10-2012. Порядок применения усиленных квалифицированных подписей может регулироваться отдельными нормативно-правовыми актами. Субъекты предпринимательской деятельности обязаны для отправки в контролирующие органы отчетности и корреспонденции посредством интернета задействовать только такие ЭЦП. В тоже время их не принято использовать для заверения внутренней, первичной документации, а также в процессе обмена данными с контрагентами.

Зачем нужна ЭЦП для юр. лиц

Юридические лица любой формы собственности могут задействовать в процессе ведения бизнеса электронные цифровые подписи. Чаще всего они применяются в следующих направлениях:

1. При проведении различных банковских операций, например для денежных переводов. Клиент финансового учреждения может на личный эмейл получать распечатки об использовании своей подписи.
2. Для участия в арбитражных процессах, например при банкротстве.
3. Очень часто субъектами предпринимательской деятельности, осуществляющими экспортно-импортные операции, оформляются ЭЦП для таможни.
4. Для получения услуг на портале «Госуслуги», на котором практически для всех функций требуется усиленная квалифицированная ЭЦП.
5. Для ведения электронного документооборота, отправки отчетности и корреспонденции в ФНС, Росстат, внебюджетные фонды.
6. Для участия в торгах. Например, если юридическое лицо планирует принять участие в электронном аукционе, то для регистрации на любой из доступных торговых площадок необходима ЭЦП. При помощи цифровой подписи участники подписывают контракты, создают заявки, подают жалобы.
7. При патентировании изобретений на оф. сайте ФИПС.
8. В процессе получения статуса субъекта предпринимательской деятельности посредством интернета можно подавать заявку и документацию, заверенную ЭЦП.

Как получить

Процедура получения ЭЦП юридическим лицом достаточно проста и предусматривает несколько этапов:

1. Изначально выбирается удостоверяющий центр, например, «Контур», который должен иметь аккредитацию, подтвержденную сертификатом. Список представлен на официальном сайте Минсвязи:  http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/
2. Подается заявка либо во время личного посещения офиса, либо в онлайн-режиме, на оф. сайте удостоверяющего центра.
3. Юридическому лицу выставляется счет, который нужно оплатить до начала генерации усиленной квалифицированной ЭЦП.
4. Клиент подает пакет документации в офис удостоверяющего центра, прилагает платежку, подтверждающую факт оплаты услуг. Директору надо предъявить гражданский паспорт, заявление, копию приказа о назначении на руководящую должность, уставную документацию, копию своей карточки СНИЛС и ИНН.
5. Между юридическим лицом и УЦ подписывается договор.
6. Представителю компании выдается программное обеспечение, документация, сертификат и записанный на специальный носитель.

ФЗ №63 не запрещает оформлять ЭЦП непосредственно на юридическое лицо, выступающее в качестве самостоятельного субъекта правоотношений. В такой ситуации подпись будет являться аналогом мокрой печати компании. Но, на практике чаще всего ЭЦП оформляются на сотрудников организаций, занимающих руководящие должности, например, на директора, главного бухгалтера. После этого физическое лицо наделяется полномочиями, связанными с дальнейшим использованием ЭЦП.

Если подпись будет получать сотрудник организации, не являющийся руководителем, то должны соблюдаться следующие правила:

1. Директором издается приказ, которым определяется сотрудник, отвечающий за работу с ЭЦП.
2. На имя уполномоченного работника выписывается доверенность, которая прикладывается вместе с копией приказа к пакету документов, запрашиваемых удостоверяющими центрами.
3. Делается обращение в УЦ и проводится стандартная процедура оформления ЭЦП.

Чтобы правильно подписать документ электронной подписью, внимательно изучите нашу статью.

Здесь вы узнаете советы по правильному заверению копий документов.

Какие документы нужны для регистрации ИП? Об этом вы подробнее узнаете тут.

Чем получение ЭЦП для юр. лица отличается от получения физ. лицом

Процедура оформления электронных цифровых подписей для физических лиц и субъектов предпринимательской деятельности имеет ряд отличий:

• стоимость услуг для физ. лиц гораздо ниже;
• удостоверяющий центр запрашивает от субъектов предпринимательской деятельности больше документов;
• как правило, физические лица чаще задействуют простые ЭЦП, которые приходят им в виде цифровых или числовых комбинаций в смс или в емайл сообщениях;
• субъекты предпринимательской деятельности для отправки отчетности и корреспонденции в контролирующие органы могут задействовать только усиленные квалифицированные подписи, полностью соответствующие ГОСТам и ФЗ.

Как получить выписку из ЕГРЮЛ при помощи ЭЦП

Чтобы получить полное представление о конкретном субъекте предпринимательской деятельности необходимо внимательно изучить его выписку из ЕГР. В этом документе отражаются все важные сведения:

• полное и сокращенное название;
• дата государственной регистрации/всех произошедших изменений;
• присвоенные коды;
• данные о руководстве;
• виды деятельности и т. д.

В настоящее время выписка из ЕГРЮЛ с ЭЦП может заказываться в онлайн режиме. Для этого следует перейти на официальный сайт nalog.ru или на портал «Госуслуги». После прохождения авторизации (у пользователя должен быть личный кабинет, иначе придется регистрироваться) в соответствующем разделе нужно найти специальную форму заявки, в которую придется внести некоторые личные данные. На указанный адрес системой после генерации будет направлена электронная форма выписки, которую следует скачать на ПК и распечатать.

Чтобы получить выписку с ЭЦП, субъекту предпринимательской деятельности необходимо воспользоваться сервисом «Предоставления сведений из ЕГРИП/ЕГРЮЛ … в форме электронного документа». Его можно найти на оф. сайте ФНС РФ, в соответствующем разделе. Готовая электронная выписка будет иметь туже силу, что и бумажный носитель информации. Она будет подписана ЭЦП, принадлежащей должностному лицу налогового органа, и заверена печатью ФНС.