Как подписать документ электронной подписью?

Некоторые электронные документы, так же как и обычные бумажные нуждаются в подписи. Но вот если привычные для всех документ, напечатанный на листе бумаги вы можете подписать с помощью шариковой ручки, то как же быть в случае с электронными документами?

Электронная подпись и ее преимущества

Как всем известно, неподписанные документы не имеют никакой юридической силы. И для того чтоб решить эту проблему во время электронной переписки или обмена документами с помощью интернета придумали ЭЦП ( электронно-цифровую подпись). В случае, если ЭЦП была выполнена правильно, то с легальностью документа не возникнет никаких проблем и вопросов.

Быстрое распространение использования ЭП абсолютно закономерно, подделать ее практически нереально, и не нужно проворить ряд экспертиз для того, чтоб доказать ее подлинность.
ЭЦП имеет большое количество преимуществ перед обычным вариантом, которые в значительной мере облегчает жизнь. К ним относится:

• С помощью ЭЦП на документе очень легко контролировать его целостность и состояние. Если после отправки с главного (вашего) компьютера документ был дополнен или изменен, то подлинность автоматически становится не действительной, что моментально отобразится на вашем ПК.
• Компания получает гарантию защиты документов от подделок.
• Владелец не может от нее отказаться, поскольку для того чтоб она появилась на документе нужно ввести специальный ключ, который будет известен исключительно владельцу ЭЦП. Таким образом отказаться от подписи или оспорить ее будет довольно сложно.
• С помощью ЭП достаточно просто доказать оригинальное авторство документа.

Все эти положительные стороны делают электронную подпись удобным инструментом и своеобразным гарантом при общении с крупными партнерами и иностранными инвесторами. Что же касается законодательной базы, которая и будет контролировать правильное ее функционирование на территории РФ, то в правовой системе даст ответы на все эти вопросы.

Как подписать документ электронной подписью – порядок работы

Перед тем как поставить под документом своюЭЦП, нужно пройти еще несколько важных этапов: сформировать содержание документа, которое должно отвечать правилам оформления документации и действующему законодательству, а так же прибавить дополнительную строчку, где собственно и будет располагаться ваша ЭЦП.

Так же оформление и расположение подписи зависит от того, какой программой вы пользуетесь для составления документации. По статистике, большинство должностных лиц используют для работы Microsoft Office 7. Для того чтоб добавить ЭП в таких файлах нужно выполнить следующие действия:

• Поставить курсор в то место, где она будет располагаться.
• Во вкладке «Вставить» перейти на «Текст», там найти «Строчка подписи», где найти «Строка подписи MSOffice».
• Настройте ее в диалоговом окне, которое всплывет. Для этого укажите сведения о человеке, который ставит свою подпись в конце документа.
• Если документ должен быть подписан рядом людей, то следуя описанной выше инструкции повторяем нужное количество раз.

Но если вам нужно заверить не весь документ, а только одну строку, то выполнять такие сложные манипуляции. Достаточно выделить нужную строчку, открыть диалоговое окно «Подпись», и сделать одно из перечисленных действий:

• Выбрать отсканированный вариант подписи, которую вы ставите на бумажных документах. Этот вариант вполне законный, и часто используется в юридических конторах. Главное условие – ваш росчерк руки должен быть четко виден.
• Ввести свое полное имя возле значка Х – и вы увидите электронный вариант собственной подписи. Останется ее только вставить.
• Если при оформлении используется планшет, то можно расписаться от руки с помощью специального приспособления, напоминающего обычную шариковую ручку.

Как проходит расчет сотрудников после увольнения и как оформить документы? Читайте в нашем материале.

Здесь вы найдете все советы по проведению интервью по компетенциям.

Как проходит стажировка на рабочем места и что этого нужно? Тут вы найдете все советы оформления документов.

Стандартная процедура подписи файлов и писем

Как правило, если ЭЦП была установлена правильно, то проблем с подписанием документов возникнуть не должно. Однако еще перед началом следует понимать, что каждая отдельная процедура имеет разную последовательность действий. Давайте разберемся в этом подробнее.

Документы формата doc, docx

Практически во всех обновленных версиях Word уже включена функция ЭЦП. Для того чтоб ее использовать достаточно перейти во вкладку «Подписи» и выбрать « Электронная подпись». Следуя такому же алгоритму вы можете вставить подпись, щелкнув правой кнопкой мышки, и выбрав пункт «Подпись» — « Подпись ЭЦП».

Но есть ряд людей, которые по привычке продолжают использовать версию Ворда 2003 года, в котором еще не было упоминания о понятии ЭП. В таком случае алгоритм действий следующий: нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на иконке документа, где из выпадающего меню нужно выбрать пункт « Свойства», далее переходим на «Безопасность», и далее «Электронная подпись». В окне, которое появится, нужно выбрать «Добавить». После этого в выпадающем диалоговом окне нужно выбрать необходимый сертификат, и нажать кнопку ОК (в некоторых вариантах «Подписать» или «Поставить подпись»).

Форма HTML

Для того чтоб поставить подпись нужно зайти на сайт с помощью браузера Internet Explorer, в форме которого найти функцию «Подписать и отправить» ( возможен вариант « Подписать прикрепленные файлы»). После этого необходимо выбрать следует сертификат в диалоговом окне и кликнуть на функции «Подписать».

База данных

В базе данных потребуется подпись только в тех случаях, когда вы работаете с выплатой зарплат или налогами. Обычно, программа, с помощью которой происходит использование базы данных уже имеет в себе активную кнопку «Подписать документ» или подобную.

Все что вам нужно сделать — найти ее на панели быстрого доступа и кликнуть, далее выбрать сертификат, который вы собираетесь заверить электронной подписью и заверить его с помощью ЭЦП.
Это же правило относится к файлам, которые прикреплены. Вам нужно либо нажать саму иконку подписи, либо нажатием правой кнопкой мышки выбрать нужную кнопку из появившегося меню.

Документы xml

Документы этого формата часто используются при работе с базами данных, к примеру, при начислении зарплаты сотрудникам организации или статистических отчетах. Свою электронную подпись в таких бумагах вы можете поставить как с помощью специальной кнопки, которая встроена в программу по умолчанию, или с помощью дополнительного программного обеспечения, которое взаимодействует непосредственно на выгруженный файл.

PDF-формат

Чтоб подписать документ, который находится в данном формате, можно использовать КриптоПро PDF – специально разработанный плагин, который просто идеально подходит для Adobe Reader 7.0 и выше. Данная программа бесплатная, и находится в свободном доступе в интернете, но вы можете использовать и другие программы чтоб поставить свою ЭЦП.

Типы электронных подписей

Согласно законодательству РФ есть всего 2 вида электронной подписи: простая и усиленная. При этом усиленная электронная подпись с вою очередь разделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Давайте разберемся них подробнее:

• Простая электронная подпись включает в себя пароли,цифровые коды, специальные слова, которые подтверждают, что документ подписан нужным лицом, которому и принадлежит подпись. К тому же документы, которые должны быть заверенными печатью, не могут быт заверенными лишь электронной подписью.
• Усиленная неквалифицированная ЭП генерируется с помощью определенных компьютерных программ. Такой вид подписи дает полную информацию о ее собственнике, ее крайне тяжело подделать. При соглашении сторон и в соответствии с законодательством РФ такая подпись приравнивается к рукописной.
• Усиленная квалифицированная ЭП отличается от предыдущего варианта тем, что выдается она исключительно аккредитованным удостоверяющим центром. К подписи прилагается сертификат ключа проверки ЭП.

Электронная подпись

Насколько надежен этот метод?

На самом деле, не смотря на всю свою функциональность, у электронной подписи есть и большое количество недостатков. Удобна она скорее для внутреннего использования внутри компаний или доверенных лиц.

К недостаткам так же относится большое количество недоработок и трудностей при прописывании электронной подписью: не все программы распознают такую услугу, и далеко не все умеют нею пользоваться.