Вкладыш в трудовую книжку — как оформить образец?

Вкладыш в трудовую книжку – необходимость, если чистые странички в этом документе уже закончились. При этом порядок заполнения вкладыша регулируется на законодательном уровне, потому так важно правильно заполнять документ. В нашей статье мы рассмотрим, как нужно это делать и кто ответственен за внесение записей во вкладыш.

Что говорит закон о заполнении вкладыша?

Правила по заполнению этого документа прописаны в изданном в 2003 году постановлении Министерства труда и социального развития, а форма вкладыша установлена постановлением правительства под № 225.
Вкладыш является отдельным документом, который должен обладать специальной защитой от подделки. С помощью такого листка можно избежать оформления сразу нескольких трудовых книжек, если в них больше нет места, тем более закон запрещает иметь сразу две трудовые, что позволит избежать серьезных проблем и путаницы при расчете трудового стажа и решения иных вопросов в области ТК РФ.

Вкладыш для трудовой книжки

Потребность в таком вкладыше возникает не только в случае, если работник постоянно меняет работу, но и в случае бурного карьерного роста, когда ожидается много записей. Кроме того, если вы предпочитаете работать по совместительству, и эта информация отражалась в трудовой, документа также может быть недостаточно.

Как приобрести вкладыш?

Вкладыши, как и иные документы и бланки, могут покупать лишь юридические лица. При этом работодателю нельзя делать следующее: принимать чистый документ от своего сотрудника или требовать его, поскольку физлицо не сможет приобрести его, не нарушив закон.

Важно помнить – такой документ относится к БСО, потому его следует приобретать только у посредников, которые занимаются продажами продукции от Госзнака Минфина РФ. У них обязательно должна быть доверенность, в которой прописаны серийные номера вкладышей. Чтобы убедиться в достоверности документов, можете запросить у поставщиков лицензию на ведение подобной деятельности.

Бланки покупаются по заранее заключенному договору, после передаются в бухгалтерию или отдел кадров – после внесения информации о покупке документ переходит к кадровому специалисту.

Как выглядит вкладыш и что в него входит?

Вкладыш – отдельные листки, которые оформлены на специальном бланке единой формы. При этом важно помнить – без трудовой книжки вклады недействительны, то есть эта бумажка всегда должна быть вместе с ней.

Информация:

• 

  Работник, оформляющий вкладыш

  У вкладыша есть титульный лист, куда нужно записать основную информацию о работнике.

• Наверху размещен герб РФ.
• Под ним записывается ФИО работника, его дата рождения.
• Следом записывается образование специалиста и вносятся данные о его профессиональной деятельности.
• Далее прописывается дата оформления документа, при этом прописью.
• Титульный лист подписываем сам работник и специалист, занимающийся оформлением трудовых книжек (это может быть как сотрудник кадрового отдела, так и руководитель предприятия, если на него возложены такие обязанности).
• Также обязательно нужно поставить печать предприятия. Без этого документ не будет иметь никакой юрсилы.

Во вкладыше должно быть несколько разделов:

1. 9 разворотов для информации о работе.
2. 8 разворотов о награждениях сотрудников.

Как оформляется вкладыш – основные нюансы

Вкладыши заполняются аналогично трудовым книжкам, однако у сотрудника кадрового отдела могут быть некоторые сложности. Общие правила заполнения следующие:

• Документ должен оформлять тот работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник. И только тогда, когда все странички в трудовой заполнены.
• Укажите всю информацию на титульном листе – об этом мы сказали вам выше. Обратите внимание на то, что нельзя дублировать дату оформления основного документа, вам нужно вписывать именно дату написания вкладыша.
• Не забывайте фиксировать в документе все изменения. К примеру, если у сотрудника меняется фамилии, эту информацию обязательно следует вносить.

И если закон предусматривает наличие только одной трудовой, то количество вкладышей не ограничено. Также правила не предусматривают, куда следует подшивать документы и куда ставить отметку о выдаче, однако, если исходить из судебной практики, можно сказать, что:

• Лучше скреплять его и трудовую нитками.
• На первой страничке нужно поставить штамп о выдаче вкладыша.
• Также сюда же вносятся данные о серии и дате оформления вкладыша.

Если нет штампа, данные следует внести от руки. Сам вкладыш обычно подшивается в конце трудовой, но намного удобнее пришить его в середине. Процедура весьма проста:

1. С помощью шила делаем 4 или 6 отверстий на линии сгиба – при этом расстояние между дырочками должно быть одинаковым.
2. Делаем аналогичные проколы и в трудовой.
3. Вводим нить в проколы (идеально подходит хлопковое изделие № 10), при этом концы нитей должны в итоге выходить из одного отверстия.
4. Завязываем крепкий узел.

Важно помнить – в таком документе не следует допускать никаких ошибок. Если они есть, придется утилизировать испорченные листы и оформить новые. Серийный номер уничтоженного вкладыша нужно вырезать – он будет храниться в специальном журнале учета. Именно потому мы строго рекомендуем сначала полностью заполнить документ, а только потом подшивать его к трудовой – это значительно сократит время, если вдруг будут обнаружены ошибки.

Кто занимается оформлением, где хранятся документы?

Как и любыми вопросами в области заполнения трудовых, оформлением вкладыша должен заниматься тот, кого уполномочил на это руководитель предприятия. Обычно эти обязанности возложены на одного из специалистов кадрового отдела. Если предприятие небольшое, этим может заниматься главбух или один из менеджеров.

В некоторых случаях, если в трудовые вложены еще и личные дела сотрудников, срок их хранения продлевают до 75 лет. Обычно их хранят в сейфе, который должен быть закрыт на ключ.

Что нельзя допускать при заполнении вкладышей?

Несмотря на простоту оформления вкладыша, как и трудовой, нередко в них допускаются ошибки, которые условно делятся на два вида:

• Допущенные во время оформления.
• Внесенные в процессе заполнения.

Допущенные во время оформления

Одной из самых распространенных ошибок можно назвать внесение неверных сведений о ФИО сотрудника, его образования. Чаще всего это происходит, если кадровик заполняет документ без наличия соответствующих сведений, записывая их со слов сотрудника. Как мы уже сказали, в этом случае бланк следует уничтожить.

Внесенные в процессе заполнения

Тут также часто совершаются ошибки при оформлении и внесении новых записей. Чаще всего это:

• Неверная дата приема специалиста.
• Нет данных о наименовании организации, должности работника, подразделения, где он будет работать.
• Сокращение слов, чтобы они влезли в поля.

Такие ошибки поддаются корректировке только на том предприятии, кадровики которого их сделали. А вот если их обнаружит новый работодатель, придется запрашивать получение официального документа из прошлой организации. Записи при этом нельзя вычеркивать или корректировать – их вносят лишь отдельной строкой, где указываются недействительные данные и вносятся правильные.

При наличии таких ошибок у сотрудника, имеющего вкладыш, могут возникнуть серьезные проблемы:

• С последующим трудоустройстве на работу.
• Невозможность доказать свой реальный трудовой стаж.
• Проблемы с получением пенсии и т.д.

Также запрещено следующее:

• Вместо использования вкладыша оформлять новый бланк трудовой.
• Подшивать к трудовой книжке обычные чистые листы и вести там записи.

Как правильно и куда клеить голограмму в трудовую книжку? Об этом мы подробно рассмотрим тут.

Здесь вы узнаете про срок исковой давности по трудовым спорам.

Насколько может задерживаться зарплата по Трудовому кодексу? Об этом вы узнаете тут.

Несколько нюансов по заполнению вкладышей

Теперь вы знаете, как оформить вкладыш в трудовую книжку, однако наши советы помогут сэкономить время при заполнении документа и минимизировать ошибки.

Заполненный вкладыш для трудовой книжки

К основным нюансам стоит отнести:

• Заполнение аналогично оформлению трудовой.
• Без трудовой этот документ недействителен, как и при отсутствии печатей или штампов.
• Нумерация начинается не сначала, а продолжает записи из трудовой. К примеру, если последняя запись была под номером «10», то во вкладыше первая запись будет иметь номер «11».
• Не переживайте, если место на страничке в трудовой закончилось, а запись – нет. Нужно просто перенести запись во вкладыш с места, где она закончилась.
• При изменении каких-либо данных сотрудника вносят корректировки как в записную, так и во вкладыш.
• Если руководитель предприятия не проставил печать или не внес какой-либо дополнительной информации, а специалист уже работает в другом месте, нужно обратиться к «проштрафившемуся» предприятию для получения официальных документов.

Мы рассмотри основные аспекты ведения вкладышей – используйте наши рекомендации для экономии своих сил и времени при решении кадровых вопросов. И помните, что внесенные записи при наличии ошибок могут сильно усложнить жизнь вашего сотрудника в будущем.