Приказ о назначении подотчетных лиц — образец

Учреждения имеют полное право выдавать подотчет финансовые средства. Которые расходуются на различные нужды, такие как: командировочные, закупка различных материалов и другие денежные затраты предприятия.

Подотчетное лицо

Работник компании или ее филиала, который получает определенную финансовую сумму авансом на будущие расходы, называется подотчетным лицом.

Перечень таких лиц определяется и утверждается главой фирмы. Который издает приказ по предприятию, где четко указаны фамилии, имена и отчества назначенных подотчетных лиц. Порядок предоставления подотчетных денежных сумм регламентируются «Правилами ведения кассовых операций» и другими документальными актами.

Передача денег подотчетному лицу

Следующий задаток может выдаваться только лишь после предоставления полного отчета по предыдущему авансу. Объем выделяемых средств на грядущие хозяйственные затраты, а также сроки их реализации устанавливает глава компании или финансовый директор подразделения.

Сотрудник, потративший вверенные ему авансовые деньги, обязан предоставить подробный отчет о затратах, к которому должны быть приложены все доказательные документы (всевозможные чеки и проездные билеты).

Назначение приказа

Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:

• лицо или несколько лиц имеющих право на получение авансовых денежных средств из бюджета компании;
• период времени, на который выделяется задаток;
• цель, для которой предоставляются деньги;
• лимит по объему выдаваемых финансов.

Грамотно составленное распоряжение является основным документом, согласно которому выдаются денежные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого отношения к финансам предприятия. Данные деньги могут выделяться подотчетному трудящемуся, если он осуществляет следующие действия в пользу компании:

• рабочая поездка (командировка). Заток производится для проживания и питания командированного лица;
• представительские затраты. Когда заключаются соглашения, или осуществляются различные презентации и рекламные акции;
• приобретение ГСМ (горюче смазочных материалов), а также других материалов или оборудования для предприятия;
• хозяйственные затраты. сюда включают приобретение канцелярии, защитные средства и прочие;
• научные экспедиции.

Поэтому для четкого учета финансовых средств организации, издается приказ о назначении ответственного лица, которое имеет право распоряжаться выделенными деньгами предприятия.

Правильное формирование приказа

Бланк распоряжения разрабатывается каждым структурным подразделением индивидуально, и является внутренним нормативным актом. Такой документ в обязательном порядке должен быть утвержден только главой компании. При его отсутствии, и при необходимости приказ о подотчетных лицах может подписать первый заместитель руководителя по финансовым вопросам, то есть финансовый директора или главный экономист.

В приказ может включаться любой трудящийся компании, которому выделяются денежные суммы на различные нужды предприятия, таким образом, он становиться подотчетным лицом.

Распоряжение о подотчетном сотруднике, должно содержать следующую информацию:

• название организации и структурного подразделения, если таковое имеется;
• номер приказа и дата подписания локального документа;
• перечень сотрудником, которые назначаются подотчетными лицами. В данном случае необходимо отобразить их фамилии, имена и отчества, а также указать какую должность занимают;
• сведения о максимальных суммах, которые могут предоставляться каждому подотчетному сотруднику индивидуально;
• четкое назначение выданного подотчетного аванса;
• период времени, на которое предоставляются финансовые средства;
• срок формирования отчета и его предоставления;
• подпись главы организации, его фамилия и инициалы;
• ознакомительная подпись назначенного подотчетно лица.

Поэтому подотчетное лицо, получившее денежный аванс является материально ответственным. И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с этим назначенный ответственным, работник не может дарить, продавать или передавать полученную наличность другим физическим или юридическим лицам. Так как она используется исключительно по прямому назначению, указанного в приказе.

Образец распорядительного локального акта предприятия:

Формирование отчета о затраченных авансах

Информация на что, каким образом, и кода были потрачены выделенные авансовые суммы под отчетному сотруднику, оформляется и подается в финансовый отдел организации в виде отчета. К данному отчету должны прилаживаться оригиналы всех имеющихся доказательств, это могут быть:

• различные чеки и счета. Подтверждающие затраты на закупку материалов и оборудования для организации, а также оплаты питания и проживания, в случае если сотрудник находился в командировке или научной экспедиции;
• всевозможные проездные билеты. Это могут быть билеты, как городского транспорта, так и меж городского и заграничного назначения;
• командировочное свидетельство. Которое должно быть заверено соответствующими подписями и мокрыми печатями. При его наличии командированному лицу выплачиваются суточные.

Пункт 6.3 «Указаний о правилах ведения кассовых операций» №3210-у от 11 ноября 204 года регламентирует предоставление авансового отчета от подотчетного лица не позднее чем через три рабочих дня:

• по окончанию срока, на который выделялись денежные средства;
• с первого рабочего дня, после непредвиденных обстоятельств (больничный лист, отпуск, и другие причины).

Пункт 26 распоряжения №749 от 13 октября 2008 года «о служебных командировках» указывает на обязательное предоставление отчета в бухгалтерию организации в течении трех дней, отсчет начинается со следующего дня после возвращения из экспедиции.

В нашем материале мы подробно рассмотрим про заполнение бланков строгой отчетности.

Здесь вы узнаете, что такое консолидированная отчетность и кто ответственен за ее ведение.

Более подробно о том, как начисляется аванс, вы узнаете в нашей статье.

Период, на который ответственное лицо получает деньги предприятия, должен указываться в его заявлении на имя главы компании. Последний, в свою очередь утверждает требуемую сумму, и устанавливает конкретный срок сдачи авансового отчета.

Для верного указания периода, на который требуются авансовые деньги, многие экономисты советуют составить определенный документ, в котором будут отражены рекомендуемые периоды для стандартных потребностей предприятия. Обязательно нужно предоставлять в бухгалтерию вместе с отчетом, оставшуюся денежную сумму, которая предназначалась нате или иные цели.