Инвентаризация денежных средств в кассе — как выглядит процесс?

Для своевременного и оперативного ведения учета в кассе, необходимо систематически сопоставлять фактические и учетные показатели. Другими словами, под инвентаризацией принято понимать сверку реальных денег с показаниями учета.

Инвентаризации кассы – порядок поведения

Основным способом, с помощью которого можно осуществить фактический контроль сохранности имущественных ценностей и средств предприятия является инвентаризация. С помощью проведения данного мероприятия, возможность осуществить фактическое наличие определенного имущества, а именно – денежных средств с теми данными, которые есть в бухгалтерском учете.

Проведение инвентаризации

Проводится инвентаризация как перерасчет, взвешивание или измерение определенных ценностей. В частности, на складе инвентаризация проводится как контроль за количеством сырья, товаров продовольствия, количества горючих и смазочных материалов, а также готовой продукции на складе, также обмер товаров и препаратов в аптеке, наличие книг в библиотеках, и т.д.

• Проводится инвентаризация с учетом определенных требований, в частности:
• Она должна быть внезапной.
• Она должна отражать показатели, которые имеются в действительности.
• Она должна быть непрерывной.
• Проводится исключительно с участием материально-ответственного лица.
• Она должна проводится с комиссией.

Важно отметить, что на комиссию возложена большая ответственность при проведении инвентаризации. В частности, комиссия назначается приказом руководителя предприятия. Она отвечает за своевременное проведение инвентаризации, а также за тем, чтобы все было провдеено в соответствии с нормативами для проведения инвентаризации. Также, комиссией четко должен отслеживаться факт внесения в опись всех необходимых данных, в полном и точном объеме, о фактическом остатке того или иного объекта.

Немаловажно, для комиссии, правильно и в срок оформить данные, полученные впоследствии проведения инвентаризации.

Если же в опись, заведомо заносится неправильная информация о фактическом остатке той или иной ценности, члены комиссии несут ответственность, в том числе и уголовную, так как они могут быть заинтересованы в сокрытии недостачи, растратах или излишках.

При выявлении данных обстоятельств, необходимо уличить виновников, при этом разрешается затребовать у них объяснение причин такого поведения, достоверную информацию о нарушениях, а также подлинность всех задействованных документов. При этом, все документы, прилагаются к результатам инвентаризации.

Для инвентаризации установлен определенный период проведения. В частности, в году, количество инвентаризаций проводится согласно установленным временным рамкам, руководителем. Как правило, количество проведенных инвентаризаций в гол, оговорены либо в приказе об учетной политике либо соответствующим самостоятельным приказом.

Кроме того, законодательно определено, что проведение инвентаризации обязательно проводится при:

• При продаже имущества компании или сдаче его в аренду на любой срок.При составлении годовой бухгалтерской отчетности, каждый год в четвертом квартале.При смене материально-ответственного.
• После стихийного бедствия.
• При фактическом выявлении факта хищения, злоупотребления или порчи имущества компании.
• При ликвидации предприятия.
• При реорганизации предприятия.

При этом следует понимать, что внезапная инвентаризация может быть проведена при наличии факта обмана со стороны потребителя, при присвоении ценностей или изготовлении неучтенной продукции, а также при неучтенных продажах, уничтожении имущества и и.д.

Проведение инвентаризации, условно, можно распределить на три этапа

Подготовка

При этом, важно, что бы по предприятию был издан соответствующий приказ, который соответствует форме ИПВ 22 «О проведении инвентаризации. В нем же прописывается срок проведения инвентаризации, а также формирование состава рабочей комиссии. На этом же этапе определяется учет остатков запасов и т.д.

Проведение самой инвентаризации

Именно на этом этапе ,как правило осуществляется фактическое взвешивание, обмер или перерасчет тех или иных объектов, а также занесение соответствующей информации в опись.

Завершающий этап

Последний этап, как правило, выражается в сопоставлении факта в описи инвентаризационной комиссии с тем, что занесено в учетные регистры. После этого составляются сличительные ведомости, с помощью которых выявляются причины отклонений, а также их величина.

Перед тем как приступить к проведению инвентаризации, каждый из членов комиссии ознакамливается с данными бухгалтерского учета по остаткам, которые подлежат проверке, а также проверяют весовые и измерительные аппараты и приспособления. Все ценности обязательно опечатывают.

Как проводится инвентаризация склада и для чего она нужна? Читайте в нашей статье.

Тут описаны все этапы инвентаризации основных средств.

Чтобы правильно провести инвентаризацию ТМЦ, читайте эту статью.

Как часто проводится инвентаризация кассы?

Количество инвентаризаций кассы на предприятии определяется внутренним приказом или учетной политикой предприятия. При этом, данный аспект обязательно должен соответствовать нормам законодательных актов, действующих на момент проведения процедуры.

Важно отметить, что инвентаризация кассы очень важна, так как именно здесь хранятся и учитываются как наличные, так и безналичные денежные средства, кассовые документы и ценности, которые есть в наличии.

Путем инвентаризации, получается, определить факт хищения из кассы, соответствие отраженных в учете данных с фактическим их наличием, а также удостовериться в правильности составления и ведения соответствующих документов.

Для комиссии очень важно определить, при проведении инвентаризации, ,круг лиц, которые несут материальную ответственность за сохранность разного рода ценностей, которые имеют отношение к кассе, а также соответствие этой ответственности.

В виду того, что инвентаризация кассы представляет собой инструмент внутреннего контроля, с помощью которого совершается оценивание ведения тех или иных хозяйственных операций, проведение таких проверок целесообразно провалить внезапно. Однако в некоторых случаях, проведение инвентаризации кассы должно быть осуществлено:

• При составлении годовой отчетности.
• При реорганизации, ликвидации или прочего преобразования предприятия.
• При смене кассира.
• При хищениях или выявлении факта недостачи.Акт инвентаризации кассы

Проведенная внезапная проверка состояния кассы обязательно оформляется соответствующим документом – актом. Он обязательно составляется в соответствии с нормами законодательства, в частности он должен соответствовать установлено форме – КМ-9.

Важно отметить, что при проведении оценки кассы руководителя предприятия, такая процедура должна быть оформлена в соответствующем бланке в двух экземплярах. При проведении инвентаризации по инициативе налоговых органов, она Должею быть оформлена в трех экземплярах.

При этом, если на предприятии нет кассира-операциониста, то составляется форма КМ 5, а если у кассы есть соответствующий сотрудник, то данные сличаются с журналом по форме КМ – 4. Сам акт ИНВ 15 имеет два листа, из которых первая часть должна состоять из информации о структурном подразделении и названии предприятия, а также уникального номера и даты, когда проводилась инвентаризация.

Возможные нарушения в инвентаризации

К огромному сожалению, проведение инвентаризации невозможно без нарушения. Они могут касаться таких моментов:

• Отсутствия первичных документов.
• Некорректное их ведение ,в том числе и кассовых документов.
• Ошибки математического характера при подготовка таких документов.
• Безоснованное списание средств в болом объеме.Многоразовое использование тех или иных документов.
• Отсутствия печати и подписи руководителя.

Важно принять к сведению, что систематическая и регулярно проводимая инвентаризация позволяет предотвратить негативные случаи, когда средства или прочие ценности не учтены.