РКО и его образец заполнения

При любом осуществлении выдачи финансов через кассовый узел создается подтверждающая бумага — расходный кассовый ордер (РКО). Особенного порядка его составления законодательством не предусмотрено. Но существуют обязательные пункты заполнения формы.

Что такое РКО и для чего он необходим

РКО относится к первичной документации кассы и вести его необходимо аккуратно и правильно. Ответственным лицом за правильноть составления этого документа считается кассовый работник, так как он ежедневно регистрирует эти бумаги и формирует специальный отчет. При ведении бизнеса довольно часто появляется необходимость выдать деньги через кассу.

Пример РКО

При этом есть различные причины:

• оплата труда;
• под отчет;
• иные выплаты.

Нельзя просто отдать деньги, обязательно нужен учет движения, а соответственно подтверждающая бумага. Поэтому требуется оформлять расходный документ. Законодательством установлена специальная унифицированная форма этого документа: KO -2. Ее обязаны использовать все учреждения. Исключения составляют кредитные организации. РКО — это обязательная бумага для учета движения денег, оформляется при выдаче финансов.

Этот документ может заполняться:

• в обычном письменном виде;
• с помощью компьютера.

Кто выдает и занимается заполнением подобной документации

Составляет этот документ лицо, ответственное за работу с наличностью. В основном это бухгалтер кассир. Но, эти обязанности может исполнять и другой сотрудник, уполномоченный соответствующим приказом.

На некоторых предприятия расходник выписывает бухгалтер:

• расчетчик;
• по подотчетным лицам.

Не всегда вышеуказанные лица имеют возможность сформировать документ, тогда составить РКО может и иное лицо. К примеру:

• руководитель;
• главный бухгалтер.

Только не стоит забывать, человек осуществляющий оформление РКО должен иметь на это документальные полномочия. РКО после расходной операции остается в кассовом узле. Кроме того, он подлежит обязательной регистрации в специальном журнале.

Как правильно заполнить бланк РКО

Заполнять расходник требуется правильно и аккуратно. Эта процедура осуществляется с соблюдением специальных требований и знаний. Достаточно часто специалисты пренебрегают правилами и допускают грубые ошибки.

РКО заполняется следующим образом:

Выдача денег под отчет

1. Наименование компании прописывается полностью. Если это ИП, допускается имя и отчество обозначить инициалами. К примеру, ООО » Урал» или ИП Болгарин А. Ю.
2. Строчка «структурное подразделение» подразумевает соответствующее обозначение. При его отсутствии рекомендуется ставить прочерк.
3. Обязательно прописывается код по ОКПО.
4. Номер расходника по порядку. Он должен соответствовать отметке в журнале регистрации. Нумерация ведется с начала года.
5. Дата оформления должна соответствовать времени выдачи. Нельзя выписать расходник заранее. Она может выглядеть так: 03. 02. 2016
6. Ниже проставляется соответствующий дебет и кредит счетов. По кредиту всегда будет стоять 50 счет.
7. Сумма расходной операции проставляется цифрой.
8. Кому выдаются средства пишется в дательном падеже. Например, Курочкину Анатолию Сергеевичу.
9. В графе «основание», подробно прописывается: на что и по какой бумаге осуществляется расход. Примерно так, выдача подотчет по заявлению от 15. 03. 2016 г.
10. В строчке «сумма» рубли всегда требуется писать буквами. Копейки проставляются цифрой. После суммы, до конца строки, необходимо поставить прочерк.
11. В строчке «приложение», обозначаются приложенные бумаги.
12. Обычно визируется РКО подписями директора и главного бухгалтера. При наличии документа основания с визой руководителя, допускается отсутствие подписи в РКО.
13. Строчка «получил» заполняется человеком, получающим финансы, от руки. При этом сумма пишется прописью, копейки допускается ставить цифрами. До окончания строки ставится прочерк.
14. Число, месяц и год получения финансов и виза получателя.

Эта информация прописывается в строчке «По». Кассовый работник проставляет свою визу и расшифровку после процедуры расхода.

После осуществления выдачи денег специалист ставит на расходнике штамп «оплачено». При этом обязательно проставляется дата. Нельзя допускать в этом документе подчистки, помарки и ошибки. Если они присутствуют, документ придется переписывать. Подписывает документ и относит в кассу ответственный за это сотрудник.

Какое основание на выдачу РКО при подотчете

Выдача под отчет производится при отсутствии долга по прошлым авансовым отчетам. Работник пишет заявление на выдачу средств подотчет. К примеру, на следующие нужды:

• поездка в командировку;
• покупка топлива;
• приобретение материалов;
• тому подобное.

Заявление сотрудника обязательно согласовывается с руководителем предприятия, на нем должна присутствовать соответствующая виза. Именно этот документ является основанием выдачи денег подотчет.
При формировании РКО подотчет строчка «основания» содержит информацию о заявлении с обозначением даты. Дополнительно по предприятию издается соответствующий приказ.

ВАЖНО! РКО под отчет формируется не только в пользу лиц работающих по трудовому договору, но так же заключившим документ гражданско-правового характера с компанией.

Категорически не разрешается выдавать под отчет еще средства, если по предыдущей операции человек еще не отчитался. Для этого он обязан предоставить авансовый отчет в установленный срок. Обычно это делается до момента закрытия месяца. Когда финансы израсходованы не полностью, излишки требуется сдать в кассу по приходному ордеру. Если возник перерасход, работнику на основании нового РКО будет выдана разница.

В нашем материале вы узнаете, как оформить договор займа междуюридическими лицами.

Как правильно составить объяснительную записку об опоздании? Об этом более подробно мы написали тут.

Здесь вы узнаете, из каких пунктов состоит уведомление об изменении трудового договора.

Образец РКО при выдаче денег подотчет

Начинающим специалистам перед составлением РКО рекомендуется внимательно прочитать основные правила. Это поможет не допустить ошибок при его заполнении. Образец заполнения документа на выдачу денег под отчет:

• Полностью оформленный документ передается кассиру предприятия. Он забирает РКО, ставит на нем свою визу, выдает обозначенные в нем средства. Все приходные и расходные кассовые ордера сшиваются в конце дня в единый кассовый отчет.
• Важно! Нельзя выдавать РКО на руки получателю.

Порядок выдачи денег по РКО, на примере под отчета

Перед непосредственной выдачей денег из кассовго узла должны быть осуществлены некоторые действия:

1. бухгалтер по подотчетным лицам проверяет наличие заложенности за прошлый период;
2. работник пишет заявление и согласовывает его с руководителем и главным бухгалтером;
3. кассовый работник готовит РКО на основании заявления и отсчитыает необходимое количество денег;
4. перед непосредственной передачей денег, кассовый работник дает работнику РКО на подпись;
5. получатель пишет сумму прописью вграфе получил, ставит дату и визу;
6. кассовый работник забирает РКО, выдает финансы.

Ответсвенным сотрудником за правильность сотсавления РКО является кассовый работник. Так как именно он в конце дня делает отчет по кассе и сшивает все приходные и расходные документы. В случае выявления ошибки он сразу должен предпринять меры по ее исправлению.

Ответственность

Согласно законодательству при выявлении нарушений при проверке кассовой документации, а в частности РКО к ответственности могут быть привлеченык ответственности в виде штрафов:

• ответственное лицо – от четырех до пяти тысяч рублей;
• юридическое лицо – от сорока до пятидесяти тысяч рулей.

Поэтому, при выдаче денегкассовый работник должен внимательно проверить правильность составления РКО, а также сверить паспортные данные и информацию о получателе. Это поможет избежать последствий и ответсвенности.

Документом, по которому осуществляется выдача денег из кассы, является РКО. Образец заполнения его не утвержден законом. Но, есть специальная унифицированная форма РКО, а так же основные правила его заполнения. Нельзя допускать ошибок или подтирок в этом кассовом документе. В противном случае, ответственное лицо либо организация, привлекаются к ответственности в виде штрафных санкций.