Должностная инструкция менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам – один из главных ответственных за необходимые материалы, технику и все остальное для деятельности компании. Такой специалист очень важен для любой организации, ведь невозможно выпустить продукт или оказать услугу, если для них не будет сырья. Чтобы учесть все нюансы этой работы, нужно составить должностную инструкцию менеджера по закупкам – давайте подробнее рассмотрим правила ее оформления.

Общее описание профессии менеджера по закупкам

Стоит сразу отметить, что обязанности менеджера по закупкам могут серьезно отличаться от специфики компании. К примеру, есть такие виды бизнеса, где все необходимое для работы можно просчитать заранее – по объему и количеству. В такой ситуации менеджеру нужно просто следовать изначальному плану закупки. Иногда нужен дорогой товар: мебель, ювелирка, парфюмерия и так далее – тут лучше просчитывать, оценивать спрос, чтобы продать товар, чтобы он не залеживался на складе.

Менеджер по закупкам

Среди менеджеров можно найти настоящих профи, которые умеют общаться с людьми и быстро решать поставленные задачи. Это позволит быстро найти хороших поставщиков, которые будут предлагать и недорогой, и одновременно качественный товар с хорошими ценами, дающими возможность вернуть товар, если он остался на складе.

Правда, в последние несколько лет условия современного рынка складываются таким образом, что купить продукцию по очень низким ценам не получается или продают откровенный брак. В таком случае лучше работать с уже проверенными поставщиками. Подытоживая все вышесказанное, можно сказать, что основная обязанность данного специалиста в оптимизации процесса покупки товаров, определения подходящего количества и контроль за транспортировкой изделий до нужного места.

Для чего необходима должностная инструкция?

Это один из определяющих факторов, ведь никто не может заставить сотрудника выполнять работу, которая не прописана в его договоре или инструкции. Именно потому так важно тщательно подойти к вопросу ее разработки, чтобы в дальнейшем не было проблем.

При составлении должностной инструкции стоит помнить, что по своей форме и структуре она не будет ничем отличаться от обычной должностной инструкции. Таким образом, в ней должны обязательно быть такие разделы, как:

• Данные о согласовании документа. Так, после слова «Утверждаю» должна стоять дата, информация о руководителе. Ниже нужно оставить место для подписи начальника.
• После слова «Согласовано» нужно указать дату согласования, данные на сотрудников отдела, которые оформляли инструкцию. Следует оставить место для их подписей. Чаще всего согласовывается с юристами и специалистами отдела, куда принимают нового работника.
• Далее заполняется общий раздел. Сюда вносится информация о требованиях, которым должен отвечать кандидат (его возраст, образование и т.д.), перечисленный список документации, с которыми нужно ознакомить сотрудника. Кроме того, нужно указать порядок приема на работу, информацию о штатном расписании.
• В основном разделе обязательно указываются должностные обязанности сотрудника. При этом их лучше расписать максимально обширно и четко, чтобы в дальнейшем не возникло проблем и неурядиц со специалистом. Также здесь указываются права специалиста.
• Последний раздел посвящён ответственности сотрудника, где указаны штрафные санкции и другие виды наказания при невыполнении работы.

Обязанности, права, ответственность, личные качества и образование

Давайте более подробно остановимся на обязанностях специалиста. Как мы уже сказали, они будут отличаться в зависимости от деятельности компании. Однако чаще всего менеджер по закупкам должен выполнять следующее:

• 

  Работа менеджера

  Прогнозирование спроса на определенный вид товара, что позволит поддерживать запасы на нужном уровне.

• Создание плана на месяц и календарный год.
• Проведение исследования для поиска самых оптимальных по ценам и качеству товаров поставщиков.
• Обработка всех платежных документов.
• Поддержка контактов с поставщиками, клиентами и сотрудниками иных отделов для бесперебойной работы.
• Переговоры с поставщиками и производителями, заключение договоров, контроль за выполнением контрактов.
• Поиск новых поставщиков, предлагающих качественный и более дешевый товар.
• Анализ рынка, создание презентаций для руководителей отделов.
• Поиск подходящих коммерческих предложений, их оценка, выработка рекомендаций.
• Посещение конференций, заседаний, воркшопов.
• Обучение других специалистов компании, контроль за выполнением поручений.

Также стоит поговорить про ответственность. Согласно должностной инструкции, менеджер по закупкам несет персональную ответственность за:

• Неисполнение обязанностей.
• Невыполнение плана.
• Заключение договор с производителями, что повлечет за собой ущерб организации.
• Невыполнение требований своих руководителей.
• Нарушение коммерческой тайны.
• Нанесение вреда компании своими действиями.

Более подробно о нарушениях можно узнать в ТК РФ – там они прописаны в подробностях.

Для выполнения возложенных обязанностей, менеджер по закупкам обязательно должен обладать хорошей коммуникабельностью, умением вести переговоры, обладать аналитическим мышлением, быть организованным, внимательным, иметь лидерские качества, уметь работать с другими людьми в команде для достижения общего результата. Конечно е, специалист, который должен выполнять такой широкий спектр работ, обязательно должен иметь знания в следующих сферах:

• Законодательство в области предпринимательской деятельности.
• Знания рыночной экономики, правила ведения бизнеса.
• Знания в области формирования цен на товары.
• Базовые знания менеджмента, маркетинга, сферы делопроизводства.
• Навыки работы с остальными специалистами, кадровое производство.

Стоит отметить, что базовые обязанности сможет выполнять и «вчерашний» школьник, а вот если вы хотите расти по карьерной лестнице вверх, то без высшего образования по любой экономической специальности не обойдись. Дополнительно, чтобы быстрее получить повышение, можно пройти курсы по менеджменту и управлению.

Кроме ответственности и обязанностей, в должностной инструкции менеджера по закупкам стоит прописать и права специалиста. Так, специалист имеет следующие права:

• Руководство над ситуацией в рамках его компетенции.
• Право требования полной информации от своих подчиненных, актуальной информации для составления аналитического отчёта. Кроме того, менеджеру по закупкам дается возможность требовать такую информацию и от начальника отдела продаж.
• Кроме того, менеджер имеет права давать своему руководству совету по улучшению деятельности для получения прибыли.

Какие документы понадобятся для работы?

Какими правилами должен руководствоваться менеджер по закупкам? Согласно должностной инструкции, этот специалист подчиняется таким документам, как:

• Бизнес-план компании.
• Приказы руководства, акты.
• Трудовой распорядок.
• Трудовой договор.
• Правила охраны труда.
• Поручения руководителя.

А чтобы не было проблем в дальнейшей работе менеджера по закупкам, все эти документы нужно обязательно перечислить в должностной инструкции и ознакомить с ней будущего специалиста.

Подробнее с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя вы можете познакомиться тут.

Что входит в обязанности водителя экспедитора? Тут мы расскажем об этом.

Здесь вы подробно узнаете об особенностях составления инструкции для маркетологов.

Где менеджеру по закупкам искать работу?

Данная специальность сегодня очень развита, и менеджер по закупкам может потребоваться в компаниях различных сфер деятельности. Закупать можно любые предметы – канцтовары, промышленное оборудование и т.д.

Если вы ищите работу и пишите резюме, то обязательно подчеркните в документе те результаты, которые обязательно будут интересны кадровику: результаты работы, проведение конференций, результаты аналитических отчетов и т.д. Перечислять все ваши обязанности на прошлом рабочем месте не следует – сотрудник отдела кадров знает их на «Отлично!». Лучше всего остановиться на своих победах, показав свои знаний и квалификацию. К примеру, можно приводить какие-либо конкретные цифры, факты, указать, почему предприятие выиграло благодаря работе с вами.

Важный момент – в вашем заявление и резюме не должно быть ошибок и опечаток, ведь это приведет к тому, что вам откажут сразу после прочтения документа. А все потому что менеджер по закупкам в течение своей работы должен вести документацию, корреспонденции, общаться с поставщиками, именно потому так важно иметь не только отлично поставленную речь, но и грамотный письменный язык.

А лучше, если вас позовут на собеседование, заранее изучите чем занимается компания и какой профит вы можете им принести, если будете занимать должность менеджера по закупкам.