Приказ об утверждении должностной инструкции и его образец

Одной из внутренних официальных бумаг каждой компании является должностная инструкция. Она имеет организационно правовой характер и содержит основные обязанности сотрудников. Инструкция является обязательным документом, который подписывается работниками при приеме на работу.

Обязательность

Чтобы эта бумага выступала в виде регламента, ее рекомендуется утвердить распоряжением руководителя либо другого должностного лица. Определенной формы этой бумаги законом не утверждено. Их форма разрабатывается на каждом предприятии индивидуально. Несмотря на это, подобная документация требует правильного оформления, что придает ему определенную юридическую значимость.

Должностные инструкции рекомендуется утверждать специальными документальными распоряжениями. Подобные действия придадут юридическую силу любой бумаге. При возникновении вопросов всегда можно сослаться на документальное распоряжение по предприятию. Распоряжение об утверждении должно оформляться правильно, без ошибок и помарок. Кроме того, с ним должны быть ознакомлены все сотрудники предприятия.

Распоряжение об утверждении может быть общее на несколько бумаг. Именно после подписания соответствующего распоряжения они вступают в свою законную силу.

Согласно теории множество компаний обходится без специальных распоряжений. Они необходимы для эффективного управления сотрудниками. Ведь они закрепляют:

• права;
• обязанности;
• ответственность сотрудников.

Когда человек подписывает соответствующую инструкцию, он официально признает ее. Документальное распоряжение же наделяет механизм использования этих бумаг в компании. Таким образом, осуществляется учет и введение инструкций в оборот. Когда инструкции меняются либо вводятся новые, по предприятию должен издаваться новый приказ.

Если инструкции не утверждены, они могут быть признаны недействительными бумагами:

• труд инспекций;
• судом.

Подобные действия чреваты большими рисками для любого бизнеса. То есть, если работник уволен за несоблюдение должностной инструкции, у него есть хорошая возможность восстановиться на месте труда через судебную инстанцию.

Один документ может одним разом утвердить все инструкции предприятия. Главное в нем обозначить списком все инструкции. Распоряжение издает кадровая служба. Когда на предприятии вводится новая должность, для нее отдельно издается должностная инструкции, которую придется утвердить отдельно.

Таким образом, приказ об утверждении инструкций придает им полноценную юридическую силу, поэтому считается обязательной бумагой.

Что должен содержать приказ об утверждении должностной инструкции?

Законодательством не установлено определенной формы приказа подобного образца. Разрабатывается его структура на каждом предприятии индивидуально. При этом рекомендуется использовать основные правила, используемые при оформлении приказов. Основные блоки, которые рекомендуется включить в этот документ:

• Наименование.
• Мотивировочное предложение. Например, в связи с необходимостью.
• Список инструкций к утверждению.
• Результативная фраза. К примеру, приказывают утвердить.

Подобная документация должна содержать подпись руководства. Все работники, отвечающие за разработку и учет должностных инструкций должны поставить подпись об ознакомлении с документом.

Результативная часть обязательно должна включать список должностей, которым утверждается инструкции.

Важно! Дата подписи должна совпадать с утверждением инструкции.

Законодательство РФ не предъявляет особых требований для оформления подобной документации, но текст документа должен иметь конструктивную и распорядительную части обязательно:

• конструктивный блок повествует о причинах создания документа;
• распорядительный блок всегда начинается со слова « приказываю».

Пример приказа

При этом все пункты должны начинаться со слов:

• создать;
• разработать;
• утвердить;
• и тому подобное.

Когда распоряжение создается на основании уже имеющейся бумаги, вначале конструктивной части требуется сделать на него ссылку. То есть обозначается номер и дата ранее изданного документа.

Подобное распоряжение всегда должно содержать информацию о времени его исполнения, а также рекомендуется обозначать контролирующее лицо. Приказ обязательно визируется руководителем организации и всеми лицами, упомянутыми в документе.

Правила написания

Все приказы по предприятию оформляются на фирменном бланке. Этот документ не должен являться исключением. Обычно эту бумагу печатают на компьютере. При написании документа требуется придерживаться основных правил:

• Обязательно указать название «Приказ об утверждении…».
• Следующее, что рекомендуется написать, это причину подготовки документа. Например, «в целях исполнение требований трудового законодательства».
• Далее большими буквами пишется слово « приказываю».
• Ниже обозначается перечень распоряжений. Здесь перечисляются все бумаги, которые подлежать утверждению.
• Дополнительно в приказе обозначается распоряжение для ответственного лица, ознакомить с приказом всех сотрудников. Для этого к приказу прикладывается лист ознакомления.

В заключение требуется назначить ответственного человека за утверждение документации.

Готовый документ подписывается руководителем и всеми ответственными лицами. Лист ознакомления с подписями всех работников должен храниться совместно с оригиналом приказа.

Дополнительно приказ регистрируется в специальном реестре учета подобной документации по предприятию. Именно на его основании приказу присваивается номер.

Пример составления

Приказ может выглядеть стандартным образом. Например:

Шапка бланка компании

ПРИКАЗ

20 апреля 2017                                                                                                                                    № 177

Об утверждении должностных инструкций

По причине реорганизации предприятия ООО Вымпел, а также с целью утверждения функциональных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить с 21.04.2017 года перечень должностных инструкций:

Бухгалтера (приложение 1);

Кадрового работника (приложение 2);

Инженера (приложение 3);

Рабочего производства (приложение 4);

Уборщицы (приложение 5);

Дворника (приложение 6);

Кладовщика (приложение 7);

Секретаря (приложение 8);

Специалиста отдела кадров (приложение 9);

Специалиста по охране труда (приложение 10);

Подсобного рабочего (приложение 11);

Диспетчера (приложение 12);

Нормировщика (приложение 13).

2. Считать утратившими силу должностные инструкции, указанных в пункте 1 текущего документа и утвержденных приказом руководителя № 35 от 23 декабря 2016 г.
3. Секретарю Ивановой А. В. довести информацию до сотрудников организации под роспись. Лист ознакомления предоставить специалисту отдела кадров Буковой Р. А. до 25 апреля 2017 года.
4. Контроль, за выполнением требований документа, возложить на специалиста отдела кадров Буркову Р.А.

Генеральный директор                                                                                         А.К. Андрейка

Секретарь                                                                                                                 А. В. Иванова

Специалист отдела кадров                                                                                  Р. А. Буркова

Как правильно выплачивать заработную плату, нужно ли составлять специальный приказ? Мы расскажем в нашей статье.

Чтобы перевести работника на другую должность, нужно составить приказ. Его форму вы можете скачать тут.

Здесь вы подробнее ознакомитесь с приказом проведения инвентаризации на предприятии.

Таким образом, подобные приказы ничем не отличаются от обычных приказов по предприятию. Главное печатать этот документ на фирменном бланке и соблюдать установленную структуру. Категорически нельзя допускать ошибок и опечаток в подобных документах, так как они могут быть признаны недействительной бумагой. В случае соблюдения всех вышеперечисленных рекомендаций по заполнению у проверяющих органов не возникнет дополнительных вопросов. Хотя конкретных требований по оформлению подобных приказав законом не установлено.

Чтобы ввести в работу предприятия инструкции, специалисты  кадровой службы сначала должны издать документ их утверждающий. Распоряжение может быть одно на несколько бумаг. Но, при издании инструкции для новой должности придется создать отдельный приказ. Чтобы документ имел юридическую значимость, он должен составляться правильно и без наличия ошибок. Это необходимо для того, чтобы у человека, ознакомившегося с ним, не осталось вопросов. При этом, информация должна быть донесена до каждого сотрудника в письменном виде. При отсутствии соответствующего бумажного распоряжения, у предприятия могут быть серьезные проблемы с труд инспекцией и судебной инстанцией.